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面接辞退の電話の例文|バイト/就職活動/転職・注意点や対処法

面接辞退の電話の例文|バイト/就職活動/転職・注意点や対処法
何らかの事情で面接を辞退したい時、辞退の連絡をメールではなく電話でしなければならない場合があります。相手にはどのように伝えたら良いでしょうか?電話で面接を辞退する際の例文や注意点をご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

初回公開日:2017年10月26日

更新日:2017年10月26日

記事に記載されている内容は2017年10月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。


電話で面接を辞退する際の例文や注意点は?

まずは深呼吸!

約束を断るのは気が重くなります。しかし、何らかの事情で面接を辞退するのは仕方のないことです。会社の採用担当者もそれはわかっているので、辞退することで残念に思うことはあっても、気を悪くする方はほとんどいないでしょう。

自分が働く職場を決めるのは自分です。他の会社のほうが良さそう、会社の雰囲気があわなさそう、などその会社で働きたいという気持ちに疑問をもったら勇気をもって断りましょう。無理して入っても「やっぱり何か違う」と思うことになる可能性が高いです。

これまで時間を割いてくれた会社への感謝の気持ちとそれを断ることへの謝罪の気持ち、それがあれば面接を辞退しても大丈夫です。まずは気持ちを楽にしましょう。

どうしたら良い?面接辞退の電話での注意点や対処法

気持ちが落ち着いたところで、では実際にどうすれば良いのか。

面接までの日程に余裕があるのであれば、辞退の連絡はメールでもかまいません。しかし当日や前日など面接までに時間がない場合は、メールだと担当者が確認できない可能性がありますので電話で連絡したほうが確実です。

また最終面接など採用試験が最終段階まで進んでいるときも電話で連絡しましょう。最終面接まで時間を割いてくれた会社に対して最後まで真剣に、まごごろをもって対応して下さい。電話は必ず電波状態の良い静かな場所でかけるようにしましょう。

電話する時間帯は?

電話は基本的に会社の営業時間内にしましょう。営業時間前だと担当者がまだ出社していなかったり、会社によっては留守番電話につながる場合があります。また、始業時間直後は朝礼やミーティングがある会社もあります。それに加えて昼休みや夕方の忙しい時間帯を避けると、午前中なら10:00~12:00、午後なら14:00~16:00が良いでしょう。

面接辞退の理由は?

面接辞退の理由は「一身上の都合で」「諸事情により」で問題ありません。「体調不良で」辞退する場合は担当者が別の日程を提案してくれることもあります。

就職・転職活動中であれば「他社で内定が決まったので」と正直に伝えてかまいませんが、その際は「良く考えた末」他社に決めたのだということを付け加えると良いでしょう。もしどこの会社か聞かれても「○○系の会社です」くらいで大丈夫です。断る際にあえてウソをつく必要はありません。また、無理に正直に答える必要もありません。

当日に辞退する場合

やむを得ず当日に面接を辞退する場合必ず「当日の連絡になってしまい申し訳ございません」と謝罪しましょう。この場合は営業時間などを考えず、なるべく早く電話して下さい。少なくとも面接時間の1時間前までには電話したほうが良いでしょう。留守番電話につながる会社だとどうしようもありませんが、そうでなければ始業時間の30分前くらいだと会社に人がいて電話がつながる可能性が高いです。

前日に辞退する場合

前日に辞退する時もなるべく早く電話して下さい。しかし、前日の夜に面接辞退が決まり会社の営業時間を過ぎていた場合は、先にメールで担当者に連絡し、当日にも電話で連絡しましょう。

【メールの文例】
件名:明日△時からの面接辞退のご連絡
本文:○○株式会社 ××部 □□様
メールでの突然のご連絡、誠に申し訳ございません。
○×と申します。
明日△時から面接のお約束をしていましたが、この度他社様より内定を頂き、深く考えた末、そちらでお世話になることに決めましたので面接を辞退させて頂きたくご連絡致しました。急な決定でこのように時間の差し迫った中でのご連絡となってしまい、本当に申し訳ございません。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げております。

担当者につながらない!

担当者が不在で電話がつながらない場合は会社の別の方に伝言を頼みましょう。伝言を受けてくれた方の名前を必ず控えておいて下さい。その後メールでも担当者に連絡し「お電話をさせて頂きましたがご不在でしたので、貴社の□□様に伝言をお願いさせて頂きました。」と伝えましょう。

具体的にどう話せば良い?面接辞退の電話の例文

電話で連絡する際、まずは自分の名前を伝えて担当者につないでもらいましょう。次に担当者に予定している面接の日時と自分の名前を伝えます。その後、面接を辞退したいことを理由と共に伝えて下さい。最後に辞退についての謝罪とこれまでのお礼を伝えましょう。

色々な場面での具体例をご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

アルバイト

飲食店でのアルバイトの場合、来客の少ない時間帯を選びましょう。

【自己都合で辞退する場合】
○月×日の△時に面接をお願いしておりました、□□と申します。事情により働けなくなってしまい面接を辞退させて頂きたくご連絡しました。お忙しい中、面接の時間をとって頂いたのに大変申し訳ございません。ありがとうございました。

就職活動

社会人としての第一歩です。今後のことを考えてビジネスマナーを身につける実践として丁寧に対応しましょう。

【他社で内定が決まった場合】
お世話になっております。
〇月×日△時から面接をお願いしておりました、(学校名)の□□と申します。
他社様から内定を頂き、良く考えた末そちらでお世話になることに決めましたので、面接を辞退させて頂きたくご連絡致しました。
これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。
このようなご連絡となり、誠に申し訳ありません。

転職

転職エージェントが間に入っている場合は自分だけではなく、対応してくれたエージェントの方にも迷惑がかかってしまいます。面接辞退が決まったらすぐにエージェントの方にも連絡しましょう。

【理由を告げずに辞退する場合】
〇月×日△時から面接をお願いしておりました、□□と申します。
この度諸般の事情により面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
これまで貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ありません。

ハローワーク

まずは紹介状を出してもらったハローワークの窓口で相談しましょう。辞退したい旨を伝えて自分で会社に電話するべきか確認します。ハローワークから辞退の連絡をしてくれる場合もあります。

ハローワークの紹介で応募した場合、ハローワークから会社に「どうでしたか」と確認をとりますので、無断で欠席した場合はハローワークから注意を受けることがあります。

【ハローワーク・条件が合わない場合】
ハローワークでご紹介頂いた□□と申します。大変申し訳ございませんが、私なりに色々と検討した結果、今回の面接を辞退させて頂きたいと思いご連絡致しました。お時間をとって頂いたにもかかわらずこのようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

公務員試験

公務員試験では面接(二次試験)を辞退する際も連絡をしなくて良い、という説もあります。しかし自治体によっては電話などでの連絡が必要とホームページに記載されているところもありますので、やはり連絡しないよりはしたほうが良いでしょう。

なお、面接ではなく筆記(一次試験)では欠席や辞退の連絡をしなくても問題ないというのが一般的です。しかし受験票などに欠席や辞退の際の連絡について書かれていることがありますので、書類をしっかり確認しましょう。

【体調不良で辞退する場合】
〇月×日△時から面接をお願いしておりました、□□と申します。
本日体調不良のため、面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
これまで貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ありません。

面接を辞退する場合もできる限りの対応を!

面接を辞退する際は必ず連絡を入れて下さい。「社会人としてのマナー」ですが、もっと単純に考えてみたらどうでしょう。たとえばあなたが友達と待ち合わせをしているとき、時間になっても友達が来なかったらと想像してみて下さい。おそらく「なにかあったのかな」「電話してみようか」「もう少し待ってみよう」などと考えるのではないでしょうか。

仕事の面接でも同じことです。友達との約束の場合、当日であってもキャンセルの電話があれば無駄に待つことがありませんし、前日に連絡がくれば待ち合わせ場所に向かわなくてもすみます。もっと前に連絡がくれば別の予定を入れられます。会社の担当者も同じです。会社だから、仕事だから、もう関わらないから、とは思わず自分だったら、と考えてみて下さい。辞退する場合も、心をつくして対応しましょう。

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