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ビジネスメールの「御中」と「様」の使い分け・間違いやすい表記

ビジネスメールの「御中」と「様」の使い分け・間違いやすい表記
「ビジネスメールの様と御中の使い分け」をテーマにして、「様」「御中」のそれぞれの正しい意味や使い方、ビジネスメールの宛名における「様」「御中」を使い分けるポイントや注意点などをご紹介しています。例文もまとめているので、ぜひ参考にしてみて下さい。

初回公開日:2017年9月19日

更新日:2017年9月19日

記事に記載されている内容は2017年9月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。


様?御中?ビジネスメールにおける使い分けについて

誰かに手紙やビジネスメールを送る際、宛名や宛先を記入するのが一般的です。宛名には、「様」や「御中」といった言葉をつけるケースがほとんどです。

特に、ビジネスメールでは、「様」や「御中」という言葉を使う機会がたくさんありますが、「様」と「御中」の使い分けがよく分からないという方も、少なくないでしょう。

そこで今回は、「様と御中の使い分け」をテーマにして、ビジネスメールにおける「様」と「御中」の違いや使い分けなどについてご紹介していきます。「様」も「御中」も、社会人になると頻繁に使用する言葉なので、ぜひこの機会に正しい意味や使い分けについて、考えてみて下さい。

「様」と「御中」の意味

まずは、「様」と「御中」のそれぞれの基本的な使い方や意味について、確認していきましょう。「様」と「御中」、それぞれの使い方や意味を正しく理解することで、自然と使い分け方が見えてくるでしょう。

「様」の意味・使い方

まずは、「様」の使い方や意味について確認していきましょう。「様」は、宛名として使う言葉の中でも、特によく使用するものなので、ビジネスメールだけでなく、日常的にも、馴染み深いものだと言えます。

そんな「様」という言葉について、「コトバンク」を参考にした結果、以下のような意味が解説されていました。

人を表す名詞または身分・居所などに付いて、尊敬の意を表す。

出典: https://kotobank.jp/word/%E6%A7%98%E3%83%BB%E6%96%B9-275982 |

「様」には、さまざまな意味や使い方があります。しかし、今回のテーマである、ビジネスメールなどの敬称として使用する「様」の意味としては、上記の解説のような意味が該当すると言えそうです。

「様」は、相手を敬う為の言葉となっています。ですから、手紙やビジネスメールを送る相手を敬いたい場合などに、宛名に加える形で使用するのが適切だと言えるでしょう。

「御中」の意味・使い方

続いて、「御中」の正しい意味・使い方について考えていきましょう。「御中」は、「様」と比較すると、日常的にはあまり使う頻度がない言葉と言えるでしょう。その為、「御中」の意味や使い方も、曖昧な理解のまま納得してしまっているという方も、少なくないと予想できます。

「御中」という言葉の意味についても、「コトバンク」を参考にしてみると、以下のように掲載されていました。

郵便物などで、個人名でなく、官庁・会社・団体などの宛名の下に書き添える語。

出典: https://kotobank.jp/word/%E5%BE%A1%E4%B8%AD-453595 |

上記の解説から、「御中」とは団体や企業など、組織などに対して使う言葉であると言えます。

ビジネスシーンでは、企業や課、係宛てに書類やビジネスメールを送ることが多いので、「御中」も見掛けたり使用したりする機会が多くなるのです。

ビジネスメールにおける「様」と「御中」の使い分け

上記では、「様」と「御中」、2つの言葉の意味や使い方について考察しまいた。続いては、ビジネスメールにおける、「様」と「御中」の使い方や違いについて考えていきます。

ビジネスメールの「様」「御中」の使い分け【1】:ビジネスメールの宛名

日常生活で、家族や友人にメールを送る際は、わざわざ宛名を書くことはないでしょう。その為、「メールに宛名?」と疑問に感じる方も、いらっしゃると考えられます。

しかし、ビジネスメールの場合は、本文の前に宛名を記載します。社外の相手であれば、相手の企業名や係、そして相手の氏名や役職を記載するのが一般的です。社内であっても、相手の課や役職、宛名を記載します。

「様」や「御中」は、ビジネスメールの場合は、上記のように宛名を記載した際に使用することがあります。

ビジネスメールの「様」「御中」の使い分け【2】:基本的な使い分け方

続いて、ビジネスメールに宛名を記入する際、どのような時が「様」になり、どういった場合で「御中」になるのか、使い分けについて見ていきましょう。

上記で、「様」「御中」のそれぞれの意味や使い方についてご紹介しました。基本的にはビジネスメールにおいても、「様」は個人宛ての場合に使われ、「御中」は企業や組織、係などの団体宛てにビジネスメールを送る際に使われます。

ですから、「様」「御中」のビジネスメールにおける使い分けは、ビジネスメールを送る相手が、個人なのか企業などの団体・組織なのかによると言えるでしょう。個人にビジネスメールを送る際は、「○○様」となり、課や係などにビジネスメールを送る際は「○○係 御中」といった形になります。

ビジネスメールの「様」と「御中」で間違いやすい表記

上記では、ビジネスメールにおける、「様」「御中」の基本的な使い分け方をご紹介しました。しかし、宛名の書き方によっては、「様」「御中」のどちらを使うべきか、迷ったり間違えたりしやすい場合もあります。続いては、ビジネスメールの「様」「御中」の使い分けで、間違いやすいポイントについてご紹介していきます。

宛名を書く際に、単に「○○様」といった形で相手の名前を記入するだけの場合は、明らかに個人に宛てたものなので、「様」を使うと判断できる方が多いでしょう。しかし、「株式会社△△ □□部 ○○」と記入する場合は、企業名や所属の名前も入っている為、「様」にするべきか「御中」を使うべきか、頭を悩ませる方も少なくないと予想できます。

結論から言うと、上記のような「株式会社△△ □□部 ○○」という宛名の場合は、「様」を使うことになります。確かに、企業名や所属の名称が宛名に入っていますが、最終的には「○○」とうい個人に宛てたビジネスメールということになる為です。ですから、「株式会社△△ □□部 ○○様」とするのが一般的でしょう。「株式会社△△ □□部 ○○様 御中」といった表記は間違いと言えるので、注意が必要です。

一方で、「株式会社△△ □□係」の場合は、「株式会社△△ □□係 御中」といった形で宛名を書くのが一般的です。個人ではなく、株式会社△△の、□□係という団体に宛てたビジネスメールということになる為です。

ビジネスメールの「様」「御中」を使用した例文

ここまで、ビジネスメールの宛名における「様」「御中」の使い分けについてご紹介しました。しかし、実際にどのように使い分けるのか見てみないと、使い分ける方法がいまいち理解できないという方もいらっしゃるでしょう。

そこで続いては、ビジネスメールにおける宛名の書き方で、「様」を使ったものと「御中」を使ったものの例文をご紹介していきます。ぜひ、例文を通して体感的に使い分ける方法を習得して下さい。

「様」を使った例文

まずは、「様」を使った宛名の例文を見ていきましょう。

・○○様
・□□部 ○○様
・△△株式会社 □□部 〇〇様
・△△株式会社 □□部 ご担当者様  など

個人に宛てたいものの、担当者の氏名が分からない場合などは、「ご担当者様」という書き方をしても問題ありません。この場合は、担当者個人へのビジネスメールということになるので、「御中」ではなく「様」を使います。

「御中」を使った例文

続いて、「御中」を使ったビジネスメールにおける宛名の例文をご紹介していきます。

・△△株式会社 御中
・△△株式会社 □□部 御中
・△△株式会社 □□係 御中   など

「様」と「御中」を正しく使い分けて、常識的なやり取りをしよう!

いかがでしたでしょうか?今回は、「様と御中の使い分け」をテーマにして、ビジネスメールの宛名における「様」「御中」の使い分けについて、正しい使い分け方や注意点などをご紹介しました。

「様」も「御中」も、宛名につけて使うものですが、ビジネスメールを送る対象が個人なのか、企業や組織なのかによって変わってきます。2つの言葉には、明確な使い分けのポイントがあるので、「何となく」「どちらも同じようなもの」と曖昧な理解のまま使用すると、誤った使い方をしてしまう危険性があります。また、「様」「御中」の使い方を間違えて宛名を記入すると、相手に無知なイメージや、不快感を与えてしまうこともあるでしょう。

とはいえ、「様」と「御中」の使い分け方は、法則やパターンさえ覚えれば、難しいものではありません。この機会にぜひ、「様」「御中」の使い分けを覚えて、常識的なやり取りができるようにしておきましょう。

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