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社内・社外向けの異動の挨拶メールの送り方と文例|着任時/取引先

社内・社外向けの異動の挨拶メールの送り方と文例|着任時/取引先
人事異動のシーズンには、異動の挨拶のメールが送られきて、何となく目を通しているでしょう。しかし、いざ自分が送信する側になると悩むこともあります。ここでは、異動が決まった時の挨拶メールについてまとめます。注意する点や書き方、例文などをシーン別に紹介します。

初回公開日:2017年9月19日

更新日:2017年9月19日

記事に記載されている内容は2017年9月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。


異動の挨拶メールの目的は?

異動の挨拶メールは、自分の状況や役目が変わった時に送るメールです。しかし、人間関係が大切なビジネスシーンでは、変化の事実だけをお知らせするのでは足りないと言えます。

たとえ、今までと全く違う部署への異動になったとしても、今後の自分、後任者、会社同士の関係性を保つためのメールと捉えておきましょう。メールには、今までの感謝の言葉も忘れずに添えましょう。また、異動を知らなければ、余計な連絡が増えてしまい、相手にも迷惑ですし、自分自身も時間を取られてしまうこともあります。相手の手間を増やさない意味でも、異動の挨拶メールは大切です。

また、後任者としての着任のメールなら、今までの関係性を保ちつつ、さらにベターになるようにお願いする気持ちを忘れずに盛り込みましょう。

異動の挨拶メールの送信設定で注意すべきこと

メールの宛先設定にはTO、CC、BCCの3種類があるのは、ビジネスパーソンならすでにご存じでしょう。異動の挨拶メールでも、送信設定は使い分けなければいけません。

時間がない時、社外へ一斉送信ならBCC

本来は、挨拶メールの一斉送信は好ましくありません。しかし、優先すべきことがあるなら、一斉送信もチョイスのひとつではあります。

ただしプライバシーの観点から、異動の挨拶メールの一斉送信には、必ずBCCと使いましょう。TOとCCは、送り先アドレスが受信者全員に見えてしまいます。また、大量のアドレスがメールの冒頭に羅列されるのは、見た目や読みやすさが悪くなってしまいます。

BCC送信の謝罪を一言添える

BCCでのメール送信は、複数の宛先であるのは受信者にもわかるものです。そして、一斉送信メールを受信した時には、あまりいい気分ではないでしょう。ですから、異動の挨拶メールの本文内では、BCCで一斉送信していることを謝罪する一言を添えておく方が好印象です。

「本来であれば、皆様お一人お一人にご挨拶をすべきところ、このようにまとめてのご挨拶となりますことをお許しください」などとします。

ひな型作成で一斉送信を回避することもできる!

送る宛先の数にもよりますが、異動の挨拶メールのひな型を作ってしまえば、ある程度の宛先を個別に送ることも可能です。

その際には、どこか1か所にそれぞれの相手へあてた一言を入れられるようひな型を作るといいでしょう。本来であれば、出向いて挨拶をすべきところを、メールで略式にしていることを念頭に置き、メールには少しでも相手との共通の内容を盛り込めればよりいいと心得ておきましょう。

TOで送ると印象に残る可能性が!

仕事の合間の挨拶メールは、BCCの一斉送信が多いのは確かです。時間がある場合や特にお世話になった方への異動の挨拶メールなら、あえてTOでその人限定で送るのもいいでしょう。

その人個人に向けた挨拶のメールは、心のこもったものに感じられ、その後の関係性が深まることもあります。

異動の挨拶メールのタイミング

一般的には、異動辞令が出て、社内で公表されてから、できるだけ早めに異動の挨拶メールを送るのがマナーです。

ただし、会社によっては異動の挨拶メールを送るタイミングを決めているところもあります。念のため、上司にタイミングを確認してから送るのが無難です。

社外向けの異動の挨拶メールの送り方と文例

いつ、どこに異動になるかを明確にしましょう。異動先の部署や役職なども添えます。また、連絡先も変わるなら、それも併記しておきましょう。今までお世話になったお礼と今後のいいお付き合いについて触れておきましょう。

取引先への挨拶メール例文

件名:異動のご挨拶---株式会社○○営業部 ××
本文:
○○株式会社
営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○・営業部の××です。

私事ではございますが、9月10日付けで、営業部からマーケティング部に異動になりました。
○○様には大きなプロジェクトで大変お世話になり、感謝いたします。
降任は、○○が担当させていただきますので、よろしくお願いいたします。

異動先でも、これまで以上に努力してまいる所存ですので、
今後ともご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、メールアドレスは変更ありませんが、電話番号が000-0000-0000に変わります。
お手数とは存じますが、変更のほど、よろしくお願い申し上げます。

社内向けの異動の挨拶メールの送り方と文例

慌ただしく次の部署への異動を命じられる場合や転勤を伴う異動の場合も少なくありません。取引先など社外の人を優先すると、社内の人への挨拶はあとになってしまうこともあるでしょう。

その際には、異動先から挨拶メールを送ることになります。すでに異動をしたこと、新しい連絡先だけでなく、感謝の気持ちも伝えます。

しかし、転勤を伴う異動の場合には、直属の上司には、異動前の早めの時期も挨拶メールを送るのがマナーです。

異動先から着任を知らせる挨拶メールの例文

件名:異動と着任のご挨拶
本文:
皆様

お疲れさまです。
営業部 ××です。

このたび、○月○日付けで、○○部から□□部に異動いたしました。
○○部在籍中には、大変お世話になりました。

□□部では、これまで以上に努力を重ね、日々仕事に邁進していきたいと思っております。

これまでと同様、ご指導・ご鞭撻のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

社内異動先の上司に着任前に送るメールの例文

件名:10月からよろしくお願いいたします。
本文:
○○支社 ××課長(移動先の上司)
CC)△△支社 ○○課長(現在の上司)

はじめてご連絡をさせていただき、△△支店の□□です。
人事発令により、10月から○○支社に異動になります。

至らない点も多々ありますが、一日でも早く△△支社の戦力なれるよう努めます。
どうぞご指導、ご鞭撻をよろしくお願いいたします。

3年間通った○○支社を離れるのは正直不安もありますが、
○○課長より××課長は指導力がある方を拝聴し、
私自身も成長できると考えております。

メールで失礼ながら、まずはご挨拶申しあげます。

異動した人の後任を担当するときの挨拶メールの送り方と文例

新しい部署に後任として着任したら、これからお世話になる人へ挨拶をしなければいけません。伺うのが本来の挨拶ですが、まずは挨拶のメールをするスピーディーさも必要です。

社外向け後任としての挨拶メール例文

件名:着任のご挨拶
本文:
株式会社△△
〇〇様

はじめてご連絡いたします。
□□株式会社 営業部 ○○ ○○と申します。

先日、前任の△△からご連絡しましたように、今後は私が業務を引き継ぐことになりました。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

僭越ながら、簡単に自己紹介させてください。
新卒で入社し8年間、当初は営業部に顧客管理をしておりました。
その後マーケティング部に異動し、この度再度営業部へ異動してまいりました。

久しぶりの営業部なので、至らないこともあるかと存じますが、一日も早くお役に立てるよう努めます。

できるだけご迷惑をおかけしないよう、しばらくの間は弊社××とともに担当させていただきますのでご了承くださいませ。

早速ですが、○月末までに××とご挨拶に伺いたいと存じます。
恐れ入りますが、ご都合のよい日時の候補を2~3つ返信くだされば幸いです。
○○様とまずはお会いし、お仕事ができますことを楽しみにしております。
前任の△△同様、ご指導よろしくお願いいたします。

メールで失礼かと存じますが、まずはご挨拶申しあげます。

社内向け後任で着任の挨拶メール例文

件名:異動に伴う新担当着任のご挨拶
本文:
○○課の皆様

初めまして。
10月1日付けで、△△部から○○部に配属になりました、△△ △△と申します。

前任の○○さんに変わりまして、業務を担当させていただきます。
不慣れなため、皆様にご迷惑をおかけすることもあると思いますが、
一日でも早く仕事を覚えていこうと思います。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

異動の挨拶メールは、タイムリーに正しい文章で送って印象アップ!

異動すると、仕事内容も人間関係も変わってしまうので、しばらくの間は落ち着かない日々を過ごすことになります。事前に、また着任してすぐに異動の挨拶メールをしておけば、印象が良くなり、その後にいい影響があるでしょう。

ビジネスでは、人間関係が大切です。まずはメールでできることがあるなら、タイムリーに対応しておきましょう。

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