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2018年10月23日

事務職の志望動機の例文・書き方|立場別/年代別/履歴書/面接

事務職の志望動機の例文・書き方|立場別/年代別/履歴書/面接

オフィス街での事務職は女性の多くが憧れる職業ですが、事務職を志望した際に履歴書に必ず必要になるのが志望動機です。また、面接の際にも志望動機は必要です。この記事では、事務職の志望動機の書き方や注意点などについてご紹介しています。ぜひ読んでみてください。


立場別事務職の志望動機のアピールポイント

事務職の志望動機は、就職活動をしている人が新卒や未経験、中途採用であったりとさまざまな状況にあるため、その状況ごとに適した志望動機の書き方があります。しかし、どのような状況であっても、自分の得意分野をきっちりとまとめ、事務職の志望動機に上手くつなげることが大切です。

新卒、未経験、中途採用といった自分の立場により、志望動機やアピールポイントは変わってきますので、それぞれの立場でアピールポイントを考えなければなりません。自分の得意分野が事務職にどうつながるのかもポイントです。

志望する企業の事業内容や仕事内容も簡潔にまとめ、志望動機に組み込むと、印象が良くなります。また、自分はどのように貢献できるかも重要なポイントになりますので、しっかりとアピールしましょう。

新卒の事務職の志望動機の例文

新卒の事務職の志望動機では、自分の良さをアピールすることが大切です。パソコンスキルや字を書くこと、他者とのコミュニケーション能力など、自分の得意なことを、嫌味にならない程度に全力でアピールしましょう。

新卒の方の志望動機の例文は以下の通りです。新卒らしく、アルバイトの経験を組み込んでみると印象が良いでしょう。また、他の会社ではなくなぜこの会社を選んだのかということもアピールポイントになります。

「学生時代は学習塾の事務職を経験しております。大学の勉強とアルバイトとの両立は少し大変なこともありましたが、何事も諦めずにコツコツと成し遂げるという私の性格、また学生時代のアルバイトの経験をいかし、貴社に貢献したいとおもいます」

未経験の事務職の志望動機の例文

未経験者は、経験者と比べると不利な部分もありますが、未経験であっても、採用されるような志望動機を伝えて、自分をアピールすることは可能です。

まずは、応募している企業の魅力を踏まえて、自分がその会社のどこに惹かれたのかを、しっかりと志望動機に組み込みましょう。そして、未経験の自分が、その企業の事務職にどう貢献できるかを伝えることも重要です。以下は未経験者の志望動機の例文です。

「私は貴社の「いつでも笑顔」という姿勢に惹かれ応募いたしました。また、コールセンターでのアルバイト経験では、顔が見えないお客様と電話を通してやり取りすることで、コミュニケーション能力やパソコンスキルを身につけました。この経験を活かし御社のお役に立ちたいと思い志望しました」

転職での事務職の志望動機の例文

転職で事務職を希望する場合、前職で得意であったことをアピールする必要があります。前職が事務職であれば、パソコンスキルや集中力などをアピールします。全く違う職種の場合は、事務職につながるようなスキルをアピールしましょう。

例えば、前職で接客業をしていたのなら、人とのコミュニケーション能力が優れていることなどを積極的にアピールしましょう。以下は転職の際の志望動機の例文です。

「私は前職が販売職で、お客様とのコミュニケーションや顧客管理を徹底し、売り上げ向上に繋げてまいりました。また、スタッフと力を合わせ、売り上げ向上のための業務改善も行いました。事務職は未経験ですが、事務職に向けパソコン検定○級を取得しました。今後もスキルアップを目指します」

事務職の年代別志望動機の例文

事務職の志望動機は年代によっても異なります。例えば、20代では、これからのスキルアップ、30代は、主に転職が中心となりますので前職のスキルを活かせることが志望動機になるでしょう。そして40代では、子育てもひと段落して、今までのさまざまな経験を活かすことが志望動機になります。

40代の方の事務職の志望動機の例文は以下のようなものです。

「独身時代は事務職についており、パソコンはタッチタイピングが得意で、エクセルやワードの基本スキルは身につけています。几帳面な性格ということもあり、前職では、大きなミスもなく仕事をこなしてまいりました。この経験を活かし、ぜひ貴社に貢献できればと思い志望しました」

高校生の事務職の志望動機の例文

「高校を卒業後は事務職につきたい」と考えている高校生の事務職の志望動機では、若さや積極性、やる気をアピールしていきましょう。高校生の志望動機の例文は以下の通りです。

「私は体育祭や修学旅行、文化祭などにおいて、リーダーとしてまとめ役を務めてまいりました。また、授業ではパソコンのスキルも習得しました。飲食店でのアルバイト経験を活かし、社内でも積極的にコミュニケーションを取り、笑顔、元気、積極性で貴社に貢献させていただきたいと思っております」

事務職の面接での志望動機の例文

面接はとても緊張します。そのため、普段使わないような難しい言葉ばかりを並べても、面接官に自分の意図が上手く伝わりません。自分らしく、気持ちが伝わる事務職の志望動機を準備しておきましょう。

「私の長所は、常に向上心を持ち、苦手なことにも積極的に挑戦するという点です。失敗することもありますが、努力は報われ、自信に繋がると考えています。一例として、5回の不合格を経て、英検1級を取得したこともあります。この根性を活かし、苦手な仕事にも積極的に取り組んでいける自信があります」

事務職面接でのNG志望動機

志望動機で自分の希望ばかりを並べるのはNGです。例えば、「勤務時間がちょうど良いから」「給料が良いから」「ボーナスがよさそうだから」という志望動機は、自分の希望に合うか合わないかで会社を決めているとみなされます。

「この会社で働きたい理由はこうだから」と、会社としてこの人に働いてもらいたいと思ってもらえるような志望動機である必要があります。

面接はとても緊張するものですが、まずは丁寧な言葉遣いを心がけましょう。ぶっきらぼうな話し方で志望動機を伝えても、採用されません。また、難しい言葉を使わずに、良識ある姿勢と言葉遣いで、面接官に好印象を与えましょう。

履歴書での事務職の志望動機の書き方

直接伝える言葉であれば、どんなに無愛想でも、ある程度は相手に伝わります。しかし、履歴書のように文字にして伝える場合は、少しの誤解によって、気持ちが伝わらないばかりか気分を損ねてしまうこともありますので注意が必要です。

履歴書で事務職の志望動機を書く際に注意すべき点は2つあります。1つ目は、その会社を志望した理由です。「貴社の商品が好きなので、もっと世の中に広めたい」など、前向きで積極的な理由を伝えるための文章を書きましょう。

2つ目は、今までの経験をどう活かせるかを書くことです。例えば、前職での経験やアルバイトの経験、持っている資格など、業務に活かせることは全てアピールできる要素です。どんなことでも良いですので、「これが得意だ」ということをアピールしましょう。

事務職の履歴書のNGな書き方

最近では、WEBで履歴書を作成してメールで送信する方法もありますが、まだ手書きの履歴書が最も多いです。履歴書を書く際に注意しなければならない点はいくつかあります。

まずは、文字です。殴り書きのような汚い文字は問題外ですが、やはり文字がきれいな人は印象が良いです。子どものような丸文字もNGです。社会人になる人が丸文字を書いていては、その人の人間性が疑われます。一文字一文字丁寧に書きましょう。

また、すべて書き終えた後は住所や電話番号など、自分の情報が間違っていないかを確認しましょう。電話番号の書き間違いは意外と多く、電話番号が間違っているために連絡が取れず、せっかくの採用がなくなってしまう可能性もあります。

パートの事務職の志望動機の書き方

パートといえば、子育て中の方もいれば子育てをひと段落された方もいます。あまり堅苦しく書く必要はありません。常識の範囲で丁寧に書いていきましょう。

まずは、家庭環境を説明します。「子どもが3人おりますが、手が離れ、ようやく自分の時間が作れるようになり、応募させていただきました」というこの文章は必須ですが、これだけではこの会社を選んだ理由やあなたの良さは全く伝わりません。

今まで携わってきた業務や取得した資格、特技などを積極的にアピールし、さらに、週に働ける日数や、扶養範囲内で働きたいのかなども伝えると良いでしょう。

また、文字のきれいさは採用につながる大きなポイントになります。文字に自信がなくても、バランスよく丁寧な文字で書けば問題ありません。

パートの事務職の志望動機NGワード

パートは、家計の足しにとはじめる方が多いでしょう。だからといって「家計が苦しいから」「主人の給料だけでは足りないから」など、生活苦を話し同情を引くような志望動機はやめましょう。

また、「子どもが幼稚園や学校に行っている間、暇だから」「ボーっとしていても時間がもったいないから」という志望動機もNGです。「仕事が簡単そうだから」「自分のお小遣いかせぎ」などという、自分の都合ばかり考えているような志望動機も避けましょう。

あくまでも雇ってもらう立場であり、先方から頼まれて働くのではありません。いくらパートだからといっても、ちゃんとした社会人なのですから、常識のある志望動機で面接に臨みましょう。

事務職の志望動機の様々なアピールポイント

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事務職での志望動機でアピールするポイントはたくさんあります。まず第一に、パソコンスキルです。事務職未経験といえども、パソコンに触れたことがなければ問題です。ある程度の知識も必要ですし、スキルがどの程度あるかは重要なポイントになります。

また、アルバイト経験や前職での仕事内容をどう活かせるかという点も重要なポイントです。事務職でなくても、販売職や営業職など、それぞれの仕事で培ったことがありますので、どんどんアピールしましょう。持っている資格や特技も十分にアピールできるポイントです。

事務職はパソコンだけでなく文字を書くことたくさんあります。書道で段位を持っているなど、字がきれいなことは自信を持ってアピールしましょう。

パソコンスキルのアピールの仕方

パソコンを使う仕事をしていなくても、自宅にパソコンがあれば、メールやネットショッピングなどで使用しますから、パソコンを触ったことがないという方はあまりいないでしょう。

一言でパソコンスキルと言っても、人によりさまざまです。タイピングの早さは別として、文字入力ができる程度では堂々とアピールできるスキルにはなりませんが、初心者と伝えた上で、志望動機に入れてもいいでしょう。ブラインドタッチができる場合は、入力の速さをアピールできます。

また、エクセルやワードに入力ができる程度でもアピールしましょう。文字入力ができれば問題なくこなせるスキルであり、だんだんスキルは上がっていきます。エクセルで表計算式を組み込んで表を作成できるのは、事務職では重宝するスキルなので、自信を持ってアピールしてください。

アルバイト経験のアピールの仕方

さまざまなアルバイトの経験は、事務職に限らず、どんな職種の就職にも必ず役に立ちますので、志望動機でのアピールにぜひ使いましょう。例えば、コールセンターでのアルバイト経験は、電話応対の基礎やパソコンのスキルの向上につながります。

また、飲食店でのアルバイト経験では、お客様とのやり取りを通して、コミュニケーション能力が身につきます。コミュニケーション能力は社会の中でとても大事なことですので、事務職に活かせる能力として、自信を持ってアピールしましょう。

そして、工場内の作業経験は、集中力や正確性を身につけるのに役立ちます。事務職に限らず、しっかりとアピールすべきポイントです。

前職の仕事のアピールの仕方

事務職の志望動機の例文・書き方|立場別/年代別/履歴書/面接

前職がどのような職種であったのかにより、アピールポイントは異なりますが、それぞれの職種で培ったものを、自信を持ってしっかりと伝えましょう。

前職が事務職の場合、仕事内容や、その仕事から得たスキル、自分の得意な業務などを伝えましょう。パソコンスキルは、事務職にとって大きな仕事を任せることができるかを判断するポイントになります。

また、前職が販売職やサービス業だった場合は、やはり人とのコミュニケーション能力を大いにアピールすべきです。事務職でも電話対応などがあり、コミュニケーション能力は重要なポイントとなります。チームワークも必要となる仕事ですので、パソコンスキルだけでは成り立ちません。

事務職での志望動機NG例

事務職だけに限りませんが、志望動機で絶対に使ってはならない内容があります。その例を知っておきましょう。

まず、「休日や給料が自分の希望に合っているから」「家から近いので」などのような志望動機は絶対にNGです。また、「事務職にあこがれていたから」「パソコンを触ったこともないのですが、事務職を一度やってみたかった」という志望動機も採用にはつながりません。

また、「自分が入社すれば会社の利益が上がる」などという自信満々な志望動機も、絶対に避けましょう。自分をアピールするのは良いことですが、勘違いの自信は会社側から見ると、「何だこの人は」という印象しか残らず、「この人を採用したい」と思えるような内容ではありません。

自分の希望に合うからという理由がNGな理由

「土日はやっぱり休みたいし、給料は○○万円以上は欲しい。」「平日に休みがあれば問題ないけど、残業なんて絶対に嫌」など、もちろん自分の希望はいろいろあるでしょう。

希望はあって当然ですが、それを志望動機に書いたり面接で言ってしまう人がいます。その場合、「もし給料がうちよりも高い会社を見つけたら、あっさり辞めてそっちに行ってしまうのか」と会社側は考えます。この志望動機は典型的なNG例ですので、注意をしてください。

また、前職を辞めた理由を「給料が安かったから」というような言い方をすることもNGです。もし辞めた理由を話さなければならない時は、「自分の実力や実績を評価してもらえなかった」「評価してもらえる職場でがんばりたい」ということを話すと良いでしょう。

家から近いという志望動機がNGな理由

「本当にこの会社で働きたい」と思う場合は、通勤時間の長さは構わず志望するでしょう。そのため、「家から近いから」という志望動機を知った企業側は、「家から近ければこの会社じゃなくてもどこでも良かったのだろう」と解釈します。軽い気持ちで志望したとみなされてしまうので志望動機としてはNGです。

家が近いからという理由は、「この会社で働きたい」という意思を伝えた後、「通勤もしやすく」と付け加える程度で良いでしょう。会社によっては、通勤時間がかかると遅刻したり、長く続かなかったりすることも見据えた上で採用を決めることもありますので、付け加えておくのは悪いことではありません。

事務職に憧れていたからという志望動機がNGな理由

中には「1度はやってみたいなと事務職に憧れていました」という理由が志望動機の方もいるでしょう。しかし企業側からは、「憧れだけでは仕事はできない」と判断されてしまいます。

会社側は、何のスキルがなくても事務職ならできるだろうと甘い考えで志望していると考えます。そのため、もし未経験であったとしても、「憧れていたから」などという理由はNGです。

未経験の場合は、やる気があることをアピールしましょう。例え事務職が初めてであっても、やる気や行動力、愛嬌があれば採用を考えます。いくらスキルがあっても無愛想な態度の人を雇おうとは思わないでしょう。

志望動機での過度の自信がNGな理由

志望動機では自分をアピールしなければならないのですが、過度の自信はかえって逆効果になります。「自分が入社すれば会社が成長します」「自分の力で会社の利益を上げます」などと面接で言ったり履歴書に書くのは、どんなに実力があっても、謙虚な姿勢でいかなければ印象が悪くなるだけです。

自分に自信があるのなら、このような言い方をするのではなく、「貴社のお力になることができれば」などと言うようにしましょう。しかし一方で、ある程度は自分を誉めることも必要です。自分の得意分野を話しながら「○○に活かせる自信があります」というニュアンスでアピールしてみましょう。

辞める前提での入社志望動機はNG

「この会社でスキルを身につけたい」ここまでは良いのですが、「この会社でスキルを身につけ、一流企業で力を発揮したい」というのは最強のNGワードです。また、「結婚したら辞めます」も志望動機としてはNGです。

会社側は、長く勤めてくれる人材を求めています。前向きな志望動機でないと印象はあまり良くありません。退職を前提とした内容は、それまでの一時的な就職だとみなされます。

企業によっては、結婚と同時にやめなければならなかったり、産休がなくやむを得ず辞めなくてはならないこともあります。そうであったとしても、志望動機は必ず前向きに、退社を前提とするような文章はNGと覚えておきましょう。

会社を誉めすぎる志望動機はNG

勘違いをしている人が多いのが、志望する企業を誉めれば誉めるほど内定が出やすいと思っていることです。誰だって誉められて悪い気はしないものと考えがちですが、誉めすぎるのはかえって逆効果です。

また、面接は会社を誉められるためのものではありません。会社側は、志望した人のやる気や性格、スキルを知るために面接を行います。会社を誉めることが採用につながるとは言い難いでしょう。

「この会社のこういうところが好きだから、わたしはこの会社で働きたいんだ」というように、「こんなところが好きなんだ」という程度に誉めてから、自分の持っている資格や能力がどのようにこの会社の貢献できるかを伝えるのがおすすめです。

文系・理系別での事務職の志望動機の例文

事務職の志望動機の例文・書き方|立場別/年代別/履歴書/面接

文系でも理系でも、大学で学んだことを仕事に活かしたいところですが、実際には大学で学んだこととは全く違う仕事に就くこともあります。事務職もそのうちのひとつです。そのため、志望動機は人とのコミュニケーションや自分の性格や特技などをアピールしていきます。

例えば、性格に特徴がなく、特に特技もないという場合は、「地道にコツコツと勉強をし、いかに丁寧に正確に効率良く勉強をこなせるかを自分なりに考えながら大学生活を送ってまいりました」など、大学での勉強に対する姿勢などをアピールするのが無難でしょう。

また、英検や漢検などを受けていればもちろんアピールポイントになりますし、集中力やチャレンジ精神などさまざまな目線で自分をアピールするといいでしょう。

志望動機では正直に自分の良さをアピールしよう

「ぜひ事務職に採用してもらいたい」と良いことばかりで固めた志望動機はおすすめできません。少しぐらいの誇張は演出になり得ますが、ウソで固めた志望動機は採用につながりません。

なぜなら、面接官の方はたくさんの面接をしてきたプロです。ウソを見抜ぬかれる可能性もありますし、突っ込んだ質問をされた時に、答えに詰まってしまったら元も子もありません。

自分の長所をアピールし、自分の良さを分かってもらう必要はありますが、嫌味なほど自分を誉めるのは逆効果です。適度に自分の良さをアピールし、「その良さはこういったことに対応できます」など、「ここが良いからこう活用できる」というようなニュアンスでアピールしていきましょう。

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