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2018年11月03日

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い・書き方・例文|手書き

仕事上でトラブルや不始末が発生した際、始末書や顛末書の提出が必要になる場合があります。わかりにくい始末書と顛末書の違いを解説するとともに、それぞれの文章を作成するポイントや内容別の始末書や顛末書の書き方をご紹介します。いざというときのためにチェックしましょう。

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い・書き方・例文|手書き

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い・書き方・例文|手書き

「始末書」はトラブルの一部始終を責任の所在を明確にして反省や謝罪の意を表す書類、「顛末書」はトラブルの事実関係や一部始終を報告する書類で、どちらも基本的には社内あての報告です。

「反省文」は自分が犯したミスの内容を記し謝罪するための文章、「報告書」はミスやトラブルの有無に関わらずある事実の結果を報告する書類です。

始末書とは

始末書、顛末書、反省文の中では一番重い書類です。始末書は正式な謝罪と反省の意を伝えるために作成する文章です。トラブルの一部始終とその責任の所在を明確にして、より正式なかたちで謝罪の気持ちを示す書類です。

始末書は社外(取引先やクライアント)への謝罪と経緯報告の目的で作成される場合もあります。始末書は、トラブルが発生したあとに速やかに提出する必要がある書類です。

顛末書とは

始末書、顛末書、反省文の中では二番目に重い書類です。反省文は反省の意を示すことが主な目的ですが、顛末書はなぜそのようなトラブルが起きたのかトラブルの一部始終を報告するための文書です。

顛末書を作成する主な目的は、発生したトラブルの原因や一部始終を報告し、その対応について分析を行い、再発防止につなげることです。

反省文とは

始末書、顛末書、反省文の中では一番軽い文章です。内容は、何に対する反省文なのかを説明し、その原因を書きます。次にその事実に対して、自分がどのように考えているかという反省を書き、最後に今後どのようにしていくかという対策を書きます。

反省文を作成する主な目的は、自分が反省している事柄とその原因を説明し、今後どのような対策をとるのかを説明することです。

報告書とは

始末書、顛末書、反省文はミスやトラブルが発生したことに対して作成する文章ですが、報告書はミスやトラブル有無に関わらずある事実の結果を報告する文章です。

報告書は、ある事実の結果を報告する文章のため、謝罪や今後の対策などが含まれない場合もあります。

普通解雇と懲戒解雇

普通解雇と懲戒解雇は同じ解雇でも意味合いが大きく異なります。「普通解雇」は契約の解約を意味し、会社と従業員の間の雇用契約で約束した内容に違反したことが理由となる解雇です。(従業員の能力不足や会社の経営難など)

「懲戒解雇」は制裁の意味合いが強く、懲戒処分の中で一番重い罰になります。従業員の具体的な行為に対する制裁で解雇になるものです。(横領、着服、就業規則違反など)

次の職に就く際、面接で前職の退職理由を聴かれた場合は真実を回答しなけれはなりません。そのときに普通解雇か懲戒解雇かにより、面接官に与える印象は違うため、懲戒解雇をすることによりて、次の就職に不利になるという側面もあります。

始末書と顛末書の例文

実際にどのように書類を作成したら良いのか、その文例と記載する事項のポイントを確認します。正式な書類のため、間違いがないように丁寧に確認しながら作成することが大切です。

始末書の文例

始末書を作成する場合は謝罪やお詫びの意が伝わるようにします。まずは、トラブルの具体的な内容(いつどこで、何が)を記載し、対応内容と再発防止策(現時点の対応、再発防止策)を記載します。

そして、自分のミスを認めお詫びの言葉を記載します。最後に、寛大な措置を願う言葉や今後は規則に従うといった誓いの言葉でしめましょう。

                              平成○年○月○日

第二プロジェクト室長 ○○○○殿

                           開発課主任 ○○○○ 印

                   始末書

 私はこのたび、一部に社の機密事項を含む重要書類を紛失するという重大な不始末を犯しました。

 これは、職務に対する私の軽率な姿勢が原因であることは言うまでもありません。現時点では具体的な被害が発生していないとはいえ、次第によっては会社に重大な損害を与えかねない不始末であり、会社ならびに関係各位に対し、心からお詫び申し上げます。

 今後は与えられた職務とその責務について強く自覚を持ち、二度と同じ過ちを繰り返さないことを誓いますので、寛大なご措置のほどをお願い申し上げます。

                                     以上

出典: http://www.shimatsusho-kakikata.com/shimatsusho/jyoushi/s... |

顛末書の文例

顛末書を作成する場合は5W1Hを意識します。いつ(When)、どこで(Where)、何が(What)、誰によって(Who)、どうして(Why)これを利用してトラブルがどのように発生したかを記載します。そして、今後の対策を1Hである(HOW)として書きます。

        会社セキュリティーキーカード紛失に対する顛末書

                            平成○○年○○月○○日

○○部
部長 ××様

平成××年××月××日におきました会社セキュリティーカードの紛失につきまして、下記にその顛末を報告させていただきます。

                   記

1、経緯

平成××年××月××日、午前○時に出社し、担当部署に入室するためセキュリティーカードを使用しようとしましたが見つからず、紛失していることが分かりました。

前日、友人とのプライベートな会食のため飲食店をおとずれ、その際かばんの中にあった財布からクレジットカードを取り出し支払いをした際に、一緒にはさんでいたセキュリティーカードを落としたことが判明しました。

2、結果ならびに損害

その後、飲食店と連絡が取れ保管されていることが判明。当日中に受け取りに行き、回収いたしました。今回の件について特に損害は発生しませんでしたが、所属部署の関係者には報告作業等に時間をかけさせることとなりました。

3、今後の対策

セキュリティーカードについて、会社貸与の大切な備品であるとの再確認をし、今後は使用品とは別の方法で保管するとともに、紛失の再発に努めてまいります。

                                  ○○事業部
                                △△    ㊞

出典: https://minnkane.com/news/7625 |

社内・社外別始末書と顛末書の違い

社内用の始末書・顛末書の場合、再発防止のため後に活用されることを意識します。ビジネス文章のため時候の挨拶は必要ありません。

文頭で発生したトラブルを簡潔に記し、その後に詳細(日時、場所、内容、原因、結果、現状の対応、今後の対応)を記載します。締めの言葉で始末書の場合は「二度と同じ過ちを繰り返しません」、顛末書の場合は「提示した対応を行い、今後の再発防止を徹底いたします」という言葉を記載しましょう。

社外用の始末書・顛末書の場合、責任は自社にあることを認め慎重に言葉を選び丁寧に作成することを心がけます。会社の信用にもかかわる文章になるため、完成した文章は必ず上司に確認を取りましょう。

文頭で「この度は深くお詫び申し上げます」などの丁寧な言葉を使い、謝罪の気持ちを伝えます。その後にトラブルが起こった詳細を記載します。相手は不信感を抱いている場合がほとんどのため対応は慎重にしましょう。

手書きでの始末書と顛末書の書き方

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い・書き方・例文|手書き

始末書や顛末書はパソコンで作成する場合もありますが、手書きで心を込めて丁寧に書くことにより、誠意や反省の気持ちを文字の書き方から伝えられます。

手書きで書類を書く場合には縦書きのほうが良いです。使用する用紙は社用箋ではなく無地か罫線の入ったA4かB5版が良いとされ、インクは黒か紺を使用しましょう。始末書はその後に、所属や氏名を書いた白の封筒に入れて提出します。顛末書は、そのまま提出する場合が多いです。

始末書は、反省の意を込めて「ですます調」で書くのが一般的です。顛末書も、今後ミスを繰り返さないように決意を述べるという意味で「ですます調」で書くのが自然です。

どちらも反省や報告をするビジネス文書であることに変わりありません。冷静な目と誠実さを持って感情的にならず簡潔に作成しましょう。

内容別始末書と顛末書の書き方

ここでは、内容別に「始末書」と「顛末書」の作成のポイントをご紹介します。遅刻の繰り返しで提出を求められた場合と、備品の紛失により提出をも求められた場合の二つのポイントを確認しましょう。

遅刻

始末書は「謝罪」と「今後の心構え」をしっかり記載すること、顛末書の場合は「客観的に一部始終がわかるように」と「再発防止のための対策」を記載することがポイントです。

文章を作成する場合の一般的な構成をご紹介します。
・遅刻当時の「内容」
・なぜ遅刻をしたのか「原因」
・遅刻をしたことに対し、申し訳なく思っている「謝罪の気持ち」
・今後遅刻しないための具体的な「対策」

1回の遅刻で始末書や顛末書を求められることはほとんどありません。常習になり、 口頭で何度も注意を繰り返された場合に提出を求められることが多いです。そのため、どれくらいの期間に何回遅刻をしたのかという客観的な内容を記す必要もあります。

紛失

始末書は「謝罪」と「今後の心構え」をしっかり記載すること、顛末書の場合は「客観的に一部始終がわかるように」と「再発防止のための対策」を記載することがポイントです。

会社の物品や金品を紛失した場合の責任はとても重いものになります。金品などの損害額が大きいものは反省と謝罪の態度をしっかりとみせる必要があります。

物品・金品紛失の文章を作成する際の一般的な構成をご紹介します。反省と謝罪の気持ちを込めて簡潔に書きましょう。
・紛失した「日時」
・紛失した「物」
・考えられる「場所」
・その時の「状況」
・考えられる「原因」
・「紛失者」
これらがわかるように記載します。

盗難事件の場合は個人の責任だけではない部分もあるため、正確に記載することで始末書、顛末書を読む相手に理解してもらえます。しかし、管理責任はあくまでも自分にあるということをしっかり念頭に置いて文章を作成しましょう。

「始末書」「顛末書」は速やかに提出を

始末書と顛末書・反省文・報告書の違い・書き方・例文|手書き

始末書はトラブルの責任を明確にて謝罪の意を込めて作成する文章、顛末書はトラブルの一部始終を説明し再発防止をしないようにする文章です。どちらもトラブルがあったことを会社に説明する文章に変わりありません。

トラブルを起こした以上は速やかに文章を作成し、会社に報告をすることが大切です。従業員の具体的な行為に対する制裁で懲戒解雇になった場合、次の職に就く際の面接で面接官に悪い印象を与えることがあります。

今後の人生にも大きく影響するため、トラブルを起こした際には最善の対応をし、必要な書類を速やかに作成して再発を防止するとともに、しっかりと謝罪の意を示しましょう。

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