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2018年09月28日

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

普段何気なく使うメールの返信マナーについて何となくのイメージがあっても、具体的な状況ごとに使い分けられる人は少ないのではないでしょうか。そこでこの記事では、メールの返信マナーを、状況別、相手別などのさまざまな観点から解説していきます。


箇所別メール返信マナーの例文

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

メールの返信をする際には、最低限のマナーを順守している一定のフォーマットを持っていると良いでしょう。そうすれば、忙しい時でも、返信内容に困る時でも、相手の立場がどうであっても、とりあえずフォーマットに従えば合格点のマナーを守りつつ返信メールをすることができます。

そのためには、メールをいくつかのセクションに分けて考えることが大切です。ここでは、メールの件名・本文・本題・末尾に分けて紹介します。

件名の書き方

返信メールの場合、メールの件名の書き方に悩むことが多いのではないでしょうか。通常の自分発信のメールであれば、一般的なマナーに則り、端的にメールの本題を述べれば十分ですが、返信メールの場合はそうはいきません。

返信メールの件名には、相手が送信してきたメールの件名が記されています。お互いのやり取りを円滑にするためにも、相手の書いた件名を消さないことが最低限のマナーです。もしそれに追加で書きたい重要なことがある場合には、相手の件名の後ろに追加したことがわかるように記載しましょう。

メール本文の書きだしのマナー

返信メールの場合、メール本文の書きだしに一言工夫を加えることが最低限のマナーです。例えば、通常のメールであればメールの書き出しは「相手の名前+挨拶」となります。そこで返信メールの場合は、この挨拶の部分に一工夫をしましょう。

具体的には「ご連絡いただきありがとうございます」や「ご無沙汰しております」「先日はお世話になりました」などでも良いでしょう。いずれにせよ、相手方からわざわざメールを送ってもらっているということを理解して、それに対して一言述べることがマナーです。

本文で本題に触れる際のマナー

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

返信メールの場合でも、メール本文で本題に触れる場合には、相手に分かりやすく伝えることが重要なマナーです。これは通常のメールと同様のマナーを適用して構いません。具体的には「さて」の後に本題を書くという方法です。

「さて」の後に「~~の件の検討結果につきましては」とメールの本題を述べると良いでしょう。これは手紙のマナーとも共通する点ですので、さまざまな年代の人にも通じる非常に効果的な方法です。

メール末尾の書き方

返信メールの場合には、メール末尾の書き方に気をつけましょう。書き方としては「まだメールのやりとりが続く場合」と「この返信でメールが途切れる場合」に分けて考えます。前者の場合は「以上、よろしくお願いいたします」、後者の場合は「以上、失礼いたします」と書くと良いでしょう。

メール末尾のマナーは、対面での会話のマナーと同じように考えると良いです。まだ相手からの返信を待つ場合は相手に投げかけたり、相手からの答えを待ったりするような末尾にすると良いでしょう。

立場別メールの返信マナー

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

メールの返信マナーに注意する際には、自分の立場をわきまえることも重要なポイントです。自分が相手よりも目下なのか、目上なのか、もしくは学生なのか、社会人なのかなど、さまざまな観点から自分の立場を考えることができると良いでしょう。

その上で、ある程度自分なりの返信マナーのフォーマットを持っておくことが非常におすすめです。ただし、闇雲にフォーマットどおりに返信メールを打つのではなく、相手との関係性や、年々変化する自分の立場を踏まえて、返信メールのフォーマットに修正を加えることも大切です。

大学生の場合

自分が大学生という立場の場合に返信メールで気をつけるポイントは、多くの返信相手が目上の人になりやすいという点です。大学の先輩や教授、就活で関わる企業の社員など、大学生は目上の人と連絡をとることが圧倒的に多いです。

そのため、返信マナーには十分注意をしなければならないのですが、大学生という立場では、返信マナーを教えてもらえる場が多くありませんし、ちょっとした失礼が今後の仕事に影響してしまう可能性があることもまだ分かりません。そのため大学の先輩に返信マナーを教わると良いでしょう。

社会人の場合

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社会人の場合に注意したい返信マナーは、自分の会社の返信マナーに則っているかどうか、ということ、自社と相手の会社との関係性はどのようなものか、ということです。多くの会社では入社時に新人研修を行っています。その際に自社の返信マナーを教えられますので、それに従うようにしましょう。

また、相手の会社との関係性も重要です。これまで何度も取引をしていて良好な関係を築けているのか、それとも過去にトラブルを起こしているのか、全くの新規顧客であるのかなど、さまざまな条件に合わせて適切な一言をつけて足すことができると、とても良い返信となるでしょう。

フリーランスの場合

フリーランスの場合に注意したい返信マナーは、次の仕事につながることを意識するということです。フリーランスの場合会社員とは異なり、次の仕事を自分で獲得しなければなりません。その時に重要となるのがリピーターです。

メールの返信マナーが良くない人には、継続して仕事を頼みたいと思われないことが多いでしょう。そこで、基本的なあいさつはもちろんですが、クライアントがどのような仕事を求めているかを丁寧に質問することが、リピーター獲得につながる返信マナーです。

相手別メールの返信マナー

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

次は、相手別のメールの返信マナーを見ていきましょう。この場合でも、ある程度の返信マナーのフォーマットを用意しておくことが非常に重要です。

また、返信マナーを考える際には手紙の書き方が非常に参考になります。もともとメールは手紙の電子版ですので、手紙のマナーをメールにも活かしてみましょう。

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企業の場合

返信先の相手が企業の場合、注意すべきことは、宛名の書き方です。一般的に企業所属の人に向けて返信をする際には、相手の「会社名」「役職名」「個人名」の3点に注意しましょう。

具体的には「株式会社○○」「○○部○○課○○室」「○○様」といった形で書くと良いでしょう。ただし、宛名を間違えることはとても失礼な行為ですので、先に来ていた相手からのメール末尾に記載されている署名を参考にすると安全です。

大学の場合

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返信先の相手が大学の場合には、大学内のどこからメールが来ているかということに注意しましょう。学生の間では「学生課」と呼んでいても、実際の部署としては「学生課○○担当」などさらに細分化している場合があります。

返信マナーとしては、適切な宛名でメールを作成することに加えて、自分の署名を正確に記載することにも気をつけましょう。学内なので大学名のみではなく、学部と学科、場合によっては研究室の名前を記載しても良いでしょう。

フリーランスの場合

返信先の相手がフリーランスの場合には、相手がどのような名前でどのような活動をしているのか、という点に注意しましょう。例えば、小説のペンネームと作詞のペンネームを分けて使っている作家がいた場合、メールの内容がどちらに関係しているのかで、宛名の書き方が変わります。

また、ペンネームでやりとりする人と、本名でやりとりする人の違いもあります。いずれにせよ、相手に合わせることが重要ですので、先に来ているメールを参考にしましょう。

シーン別メールの返信マナー

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メールの返信マナーに注意する際には、どのようなシーンで連絡をしているのか、ということにも注意する必要があります。もちろん最低限の連絡をとることができれば目的は達成されるのですが、次につながるメールにするには、ちょっとした一言が重要になります。

こうしたちょっとした一言で相手の心をつかむために、どんな文章を書くか考える手がかりとしてシーンに着目してみましょう。

就職活動の場合の返信マナー

就職活動の場合に注意すべきメールの返信マナーは、どんな通知にも返信をしておくということです。例えば、就活の日時や会場の連絡といった事務連絡を受けた際に、一斉送信に返信をするとお礼のメールを返信しても煩わしいだけではないか、と考える学生が多いですが、しっかり返信をしておくことが大切です。

企業としては、より多くの判断基準を必要としています。そこで何でもないメールにもマナーを守った返信をすることができれば、より良い評価を得られるでしょう。

お礼メールの場合の返信マナー

お礼メールの場合の返信マナーでは、相手を立てることを意識しましょう。自分の行為に相手がわざわざメールで返信をくれる場合には、本文で謙遜や感謝の言葉を述べていることがほとんどです。

それに対して、感謝を返しつつも相手を立てることができると、お互い気持ちよく次につながるメールになるでしょう。具体的には、お礼メールの背景となった仕事で、相手にしてもらって感謝したことに触れると良いでしょう。

お願いをされたメールへの返信マナー

お願いをされたメールへの返信マナーとしては、上から目線の文章にならないように気をつけることが重要なマナーです。具体的には、お願いを受ける旨を伝える部分の文章に気をつけましょう。

謙譲語を使うことが最も良い方法ですが、謙譲語の使いこなしに自信がない場合には、無理せず末尾に「よろしくお願い致します。」を付け加えるだけでも、丁寧な印象になります。

メール署名文の書き方マナー

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

メールの末尾には必ず自分の署名分を書きましょう。この署名分をしっかり書くことで相手からの信頼を得られますし、書き方次第では自分の情報を正しく伝達することもできます。

自分の肩書を書くだけではなく、連絡先の電話番号やメールアドレス、HPのURLなどを記載することは、次の仕事につながる有効な手段です。署名分の書き方にも十分注意してみましょう。

役職や肩書

署名分のマナーで最も重要なのが、役職の書き方です。署名分は多少長くなっても必ず正式名称で役職や肩書を記載するようにしましょう。正しい署名は、メール相手が正確にこちらの情報を理解するためにあります。相手が宛名を書く際にも参考になりますので、略称も使わない方が良いです。

また役職や肩書は、昇進や移動によって常に変化していきます。その度に必ず署名分を修正しましょう。特に社内メールと個人メールを使い分けている場合では、注意が必要です。

メールの返信マナーを実践しよう

メールの返信マナー・例文|箇所別/立場別/相手別/シーン別

ここまでたくさんのメールの返信マナーについて見てきました。ある程度のフォーマットがあると非常に便利だと述べてきましたが、これは現場で臨機応変に変更をする前提のフォーマットです。

そのため、どのようにフォーマットを変化させれば適切な返信メールになるようにさまざまな観点を身につけ、実際の仕事で実践していきましょう。

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