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2018年12月08日

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

ビジネスもでよく使われているメール機能ですが、一歩間違えた文面を送ってしまうと相手を不快な気持ちにさせてしまったりすることがあります。きちんとしたメールのマナーを知っておくことで相手に嫌な思いをさせることも自分が恥をかくこともなくなります。

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

挨拶メールの書き方

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

挨拶のメールとは、挨拶状の代わりに送るメールのことをさします。本当なら、手紙やハガキで挨拶状を送るのが正式なマナーです。

ですが、親しい間柄の相手への送る場合は、気軽に使うことができます。そして、経費のかからない通信手段としてメールでの挨拶が利用されることが多々あります。

退職

退職の挨拶メールの場合は、ほとんどの人が仲の良かった相手であったり、よくしてくれた人など、親しい間柄に当たる人へ送ります。

手紙で退職の挨拶をするとなると、大げさになってしまうので大体はメールで退職するという旨を伝えて感謝の言葉をそえることが多いです。

年末

年末だと、年賀状を書いて送るとおもいますが、年賀状を一枚一枚書くというのはとても大変なことです。そのため、年賀状の代わりにメールを送ることが増えています。

年末だけでなく、その季節ごとに挨拶メールとしてメールを使われることがあります。

転勤や異動

転勤や異動の挨拶メールは、同期入社の友人や、同じ社内の知人や同僚など親しい相手や、挨拶状を出すのは少し大袈裟になってしまうような相手には挨拶メールで用件を伝えることもあります。

休暇

気軽に送りたい内容は挨拶メールで用件を伝えることもあります。

夏休みを取得する際に、取引先の担当者であったり、育児休暇取得のときに、社内の友人に送ったりします。

父兄・保護者同士

幼稚園や、小学校などで、保護者間の連絡をメールで行うこともあります。また、学習塾などで、通知・連絡内容をメールで送ることもあります。

ねぎらいやお礼

ねぎらいやお礼のメールでは、行事事などの後に感謝の気持ちを込めてお礼の言葉をメールで伝えることもあります。その場で伝えるだけでなく、メールでもきちんと感謝の気持ちを伝えることで、相手への感謝の気持ちがより伝わります。

ビジネスでの挨拶メールの書き方

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

ビジネスメールは社会人にとって最も重要な連絡手段です。社会人としてビジネスメールのスキルは必須です。一方で、ビジネスメールは書きなれていないと作成するにあたりとても時間がかかってしまったり、マナーを守れておらず失礼な文面を送ってしまったりしてしまいます。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールの基本の形を覚えましょう。ビジネスメールの本文には、メールの用件だけでなく挨拶や自分を名乗ることであったり、結びとなる文章が必要になってきます。 あいさつと名乗りは、本題に入る前に必ず必要です。

初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫することもビジネスメールでは重要です。例えば、久しぶりに連絡をする場合は、ご無沙汰しておりますから始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。また、時候のあいさつまで使いこなせるとワンランク上の印象を与えることができます。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールの基本の形を知った後は、基本的なマナーを押さえましょう。

件名の書き方

ビジネスメールを相手にちゃんと読んでもらうために非常に大切なのが件名です。件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。

件名は迷惑メールだと思われる可能性があるものにしてはいけません。最悪メールを開いてもらえなくなります。件名は、用件がぱっと見てわかるもの、差出人が誰かと言う事も併せて記載しておくと良いでしょう。

宛名の書き方

宛名は、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。また、宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。

署名の書き方

署名は、基本的なメールマナーです。メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としてもとても重要になってきます。署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載しておきましょう。

挨拶メールの返信方法

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

ビジネスでは、お礼や催促などさまざまなシーンでメールを使用します。TPOに合った書き方に注意しないと、失礼な表現をしてしまい先方の心証を悪くする恐れもあります。

お礼のビジネスメール

お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝しましょう。その上で、今後の仕事の意気込みや決意などを書き添えると好印象です。

依頼のビジネスメール

ビジネスメールで依頼する時は、相手の時間を割いてもらうことに対して、感謝の気持ちを示すことが大切です。また、その依頼について具体的な内容を簡潔にそして、わかりやすくまとめて書くことも重要です。メールを送る相手と行き違いにならないように、書き終えた後にきちんと内容などを確認することも大事です。

お詫びのビジネスメール

できれば送りたくないビジネスメールですが、何かミスがあった際には迅速に対応することが大切です。犯したミスに対する謝罪とあわせて、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることができます。

催促のビジネスメール

ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。きつい文章だと相手との良好な関係が崩れてしまう可能性がありますので、できるだけ柔らかい表現を使うよう心がけましょう。

挨拶メールの例文

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

ビジネスメールでの書き出しでは、普段からあまり気にしていない方がたくさんいます。ですが、最低限のマナーがたくさんあります。きちんと分かった上で、作成しないととても失礼にあたります。初めて送る相手や大切な取引先にメールする際は、特にメール冒頭は大切になってきます。

挨拶メールの例文としては、以下のとおりです。

良く使うメール冒頭挨拶

メールの冒頭挨拶をご紹介します。

・お世話になっております。
・いつもお世話になっております。
・いつも大変お世話になっております。
・いつもありがとうございます。
・いつもお世話になり、ありがとうございます。
・いつもご利用ありがとうございます。
・いつもお引き立ていただき誠にありがとうございます。
・いつも弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
・毎度ありがとうございます。
・毎度お引き立ていただきありがとうございます。

初めての相手に使う冒頭挨拶

初めての相手に使う冒頭挨拶をご紹介します。

・はじめまして。
・はじめてご連絡いたします。
・はじめてご連絡差し上げます。
・はじめてメールを差し上げます。
・突然のご連絡失礼いたします。
・突然のメールで失礼いたします。
・突然のメールを差し上げることをお許しください。
・突然メールをお送りして大変申し訳ありません。
・突然のメールで誠に申し訳ありません。
・ご多忙中、突然のメールを差し上げます失礼をお許しください。
・お忙しいところ、突然のメールをお許しください。

返信ほか連絡時に使うメール冒頭挨拶

返信ほか連絡時に使うメール冒頭挨拶をご紹介します。

・ご連絡ありがとうございます。
・ご連絡いただきありがとうございます。
・早速のご連絡ありがとうございます。
・度々のご連絡失礼します。
・度々のご連絡申し訳ございません。
・何度も申し訳ございません。
・ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
・失礼ながら重ねて申し上げます。
・先日はありがとうございました。
・先日は貴重なお時間を頂戴しましてありがとうございました。
・先日は貴重なお時間を頂きありがとうございました。
・その節は大変お世話になりありがとうございました。
・お久しぶりです。
・ご無沙汰しております。
・ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしですか。
・しばらくご無沙汰しておりますが、お変わりありませんでしょうか。

挨拶メールの締め

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

ビジネスメールを送るときには、件名や文頭の挨拶はもちろんのこと、文末の結びや締めの言葉もマナーとしてとても重要になります。

挨拶メールの締めの言葉では、本文の内容などによっても変化しますが、お礼の言葉であったりお願いの言葉などを最後に書くことが多いです。

挨拶メールの件名

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

挨拶メールの件名には内容をかんたんにまとめたことを書くといいでしょう。どのような内容のメールなのかがはっきりとわかる件名にしておくと、見る方も急ぎで見るべき事であったり、なんの仕事についてのメールなのかがすぐにわかります。

手紙とは違うので、メールの場合は内容を簡潔にまとめたことをなるべく短い文で件名として書くといいです。

ビジネスメールの注意点を知っておこう

挨拶メールの書き方・返信方法・件名・締め|ビジネス/退職/年末

今回は挨拶メールの書き方についてご紹介してきましたが、いかがでしたか。基本的なメールが書けるようになっても、実際に働いているとさまざまなシチュエーションに遭遇します。

1.メール以外の連絡手段も検討する
場合によっては、メールよりも電話や直接会いに行くといった手段が適切なケースもあります。例えば、当日中に確認したいことがあるなど急を要する用件は、メールよりも電話で連絡を取るのが適切です。

2.添付ファイルのサイズに気を付ける
5GBまで、10GBまでなど送受信できるメールのデータサイズを制限している会社も少なくありません。データが大きいファイルは、zipファイルに圧縮する、ファイル転送サービスを活用するなどして送るようにしましょう。

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