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2017年09月12日

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

OB訪問の電話は、話すべきことを事前に整理した上で、練習して臨めば難しいことではありません。電話では、まず名乗るなどの基本的なマナーと電話をかける時間帯に注意します。OB訪問したいという熱意が伝わるよう丁寧に話すことが大切です。


OB訪問を失敗しないために

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

就職活動を始めた皆さんが、採用担当以外の社会人と話す初めてのきっかけは、OB訪問ではないでしょうか。OB訪問は、気になっている企業の方と会えるまたとないチャンスと言えます。

でも、どのように連絡すればいいのか、最初は難しく感じてしまうかと思います。でも、きちんと準備して臨めば難しいことはありません。OB訪問の電話は、ポイントをしっかり抑えて連絡することが大切です。まずはOB訪問の電話について詳しく見ていきましょう。

OB訪問の電話のマナー

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

電話のマナーは社会人になってからも役に立つ

生まれて初めて企業に電話するのは、誰もが緊張することだと思います。でも、電話は対面と違ってメモを持っていても相手に見えませんし、話す内容をきちんと考えて用意しておけば、そんなに難しいことではありません。

これからお伝えする電話のマナーは、OB訪問の電話だけでなく、社会人になってからも大切なことばかりです。ひとつひとつ見ていくと、そんなに大事ではなさそうに見えたり、当たり前すぎて簡単に思えたりすることもあるかと思います。しかしその当たり前に見える基本的なことをちゃんとするのがとても大切です。

社会人になっても、意外にこの当たり前のことができていない人はいるものです。OB訪問をお願いする今のうちに、マナーについてきちんと学んで練習しておけば、社会人になってからもきっと役に立つはずです。

OB訪問の電話で最初にすべきこと

OB訪問の電話では、まず相手が電話に出たら、最初に自分がどこの誰なのかを名乗る必要があります。名乗らずに要件を先に話してしまうのは失礼にあたります。名乗ることを忘れていきなりOB訪問をお願いしてしまい、相手に名前を問われることがないように注意しましょう。

また、OB訪問を希望する企業に電話する場合、最初に電話に出てくれるのはOB訪問をお願いする先輩ではない場合がほとんどです。先輩が社内にいる場合はすぐに取り次いでもらえますが、外出していたり会議中だったりすると伝言を頼むことも必要です。

ですので、電話ではまず名乗るということを覚えておきましょう。

具体的には、OB訪問の電話で名乗る場合、具体的に自分がどこの誰なのか以下4つの情報を伝えます。

・所属する学校名
・学部や学科名
・学年
・氏名

例として、電話をかけて相手が出たら、「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし◯◯大学△△学部××年の◻︎◻︎と申します。」と言います。

こうすると、相手も就職活動中の学生が連絡してきたのだろうと予想がつきますので、その後のやり取りがスムーズに進むでしょう。

電話をOBに代わってもらう方法

電話で最初に名乗ったら、次は何の要件で誰に電話したのかを伝えます。

要件に関しては、簡潔にわかりやすく言葉にすることが大切です。例えば「就職活動中で、御社に興味を持ったのでぜひともお話を伺いたくお電話いたしました。」「OB訪問をお願いしたくお電話いたしました。」などが適切でしょう。

次に、誰に電話したのかを伝える方法についてです。

最初に電話に出てくれた相手に、OBへ取り次いでもらうよう伝える必要があります。OB訪問をお願いしたい先輩の名前をフルネームで、部署が分かっている場合は部署も含めて伝えるようにしましょう。

大きな企業の場合は同じ名字の人が複数いる可能性があります。そのためフルネームで、わかれば部署名まで伝えることで、間違いなくスムーズに取り次いでもらえます。

要件を伝えたら、「××部の◯◯さんはいらっしゃいますか?」もしくは「××部の◯◯さん、お願いできますか?」などと聞いてみましょう。相手が電話に出られる状況なら、ひとまず保留となり、すぐに代わってくれます。

OBが不在だった場合の伝言の残し方

もしも話したいOBが離席中や外出中などで電話に出られない状況だった場合は、伝言をお願いする必要があります。

その場合は戻り予定の時間を聞いて、こちらから改めて電話する旨を伝えます。折り返しお願いする方法もありますが、今回は要件がOB訪問なので、忙しい相手にお願いするのではなくもう一度こちらから電話する方法にしましょう。

具体的には「何時ごろお戻りでしょうか?」「その頃にまた改めてこちらからお電話します。電話があった旨だけお伝えいただけますか?」と言うのが適切です。

もし戻り予定の時間に電話できないことがわかっている場合は、「その時間にお電話することができませんので、明日、改めてお電話いたします。」と伝えましょう。

OB訪問の電話での話し方

OB訪問の電話は、企業に電話をかけて社会人と話さなければなりません。言葉遣いはきちんと敬語が使えるのがもちろんベストですが、学生だとなかなか難しいのが実情ではないでしょうか。

敬語に自信がない場合は、無理に尊敬語や謙譲語を使って話す必要はありません。無理すると話し方に出てしまいます。それよりも、誠実に丁寧に話すことに注力しましょう。

電話はお互いの顔が見えないコミュニケーションツールですが、誠実さは意外と伝わるものです。言葉遣いは丁寧語であれば問題ありません。落ち着いて丁寧に話すことを心がけましょう。

電話のかけ方

電話する際、手元に準備するもの

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

電話をかける際には、必ず手元に筆記用具とメモを用意するようにします。電話の内容をメモする習慣は、社会人になってからも必ず役に立ちます。

メモには、電話中に相手の言った重要な言葉、約束した内容、自分のやるべきことなどを書きます。電話中にメモを探すと大事なことを聞き漏らす可能性が高くなりますので、必ず手元に準備してから電話することが大切です。

もうひとつ手元に置いておくべきなのが、確認リストです。確認リストには、電話で話す内容、全体の流れや質問、伝えるべきことなどを書いておきます。手元に置いて電話することで、落ち着いてスムーズに話せるだけでなく、聞き忘れや言い忘れを防ぐことができます。

また、自分の苦手な言い回しなども書いておくと便利です。頭の中で考えていても、緊張するとなかなかスッと言葉にならないこともあります。

また、相手の反応によって予想外の展開になると頭の中が真っ白になってしまいますが、そんなときでも確認リストを見ることで会話を立て直すことができます。

よほど電話に慣れて自信が持てるようになるまでは、確認リストを作成してから電話するのがオススメです。電話に慣れてからも、ポイントだけでもリスト化しておくと漏れや失敗を減らすことができます。

本番の前に練習する

話すべきことを書いて手元に用意したら、最後は本番の前に練習します。特に最初のうちは、自己紹介もスムーズにできない人も多いと思います。丁寧な言葉遣いができているかどうか、ハッキリ話せているかどうか、練習してから電話するのと練習しないのとでは全く違うはずです。

初めて電話するときは特にそうですが、話すべき内容をメモして手元に用意しておいたとしても、思った以上にスムーズに話せないものです。自分を過度に信用せず、念には念を入れて練習しておきましょう。

練習してみて、もし手元の確認リストだけでは不安な場合は、話す内容を文章にして書いておきましょう。慣れるまではそれを落ち着いて読むくらいで構いません。何度か電話するうちに、慣れて確認リストだけで話せるようになっていきます。

そして、携帯電話を使う場合は電波の状態も確認するようにしましょう。電波の悪い場所で電話してしまうと、会話が途中で途切れたり聞きづらかったりする可能性があり、相手にとても失礼です。リストの一番上に書いておくと、確認を忘れることもなくなります。

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アポをとる方法

OB訪問の日程・場所を決める

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

OB訪問させてもらいたい相手に電話を繋いでもらったら、改めて自己紹介と要件を伝えます。内容は以下の例のように話します。

「お忙しいところ突然のお電話で失礼いたします。わたくし、◯◯大学△△学部××年の◻︎◻︎◻︎◻︎と申します。就職活動していて御社に興味を持ちました。お忙しいところ恐れ入りますが、OB訪問のお時間をいただけませんでしょうか?」

もしOB訪問を受けてもらえる場合は、日程と場所を相談します。日程については、できれば相手の都合に合わせるようにしましょう。複数の候補を提示してもらえる場合は、その中から選んで指定するようにします。

もし、こちらの都合を聞いてもらえた場合は、複数の日程を提示するようにします。

ただし、特に時間帯は仕事の都合がある場合が多いので相手に合わせるのがベストです。都合の良い時間帯を聞くようにしましょう。

OB訪問を断られた場合

相手は忙しい社会人です。OB訪問を断られる可能性も充分あります。もし、忙しいなどの理由でOB訪問を断られた場合は、電話での対応をお願いできないか聞いてみましょう。

「お忙しいところ重ねて申し訳ございませんが、少しで構いませんので、お電話でお時間いただくことはできませんでしょうか?」

改めて時間を取ってもらえる場合は、日程・時間を調整します。忙しい場合は、相手の都合に合わせるようにしましょう。

場合によっては「なかなかまとまった時間がとれないので、このお電話でも構いませんか?質問などできるようであればこのまま伺いますが。」など、その場で時間を取ってもらえることになる可能性もあります。

このような場合に備えて、確認リストはOB訪問で聞きたいことも含めて準備しておく必要があるでしょう。

基本アポを取って、それからOB訪問で聞きたいことを考えるという準備をしがちですが、最初の電話で話すことになる可能性もゼロではありません。そのためOB訪問のお願いをする電話ですが、OB訪問するつもりで準備しておくに必要もあります。

また用意しておいた質問について全て話せるかどうかわかりませんので、優先順位の高いものから質問するようにします。相手に仕事が入るなどして途中で終わらなければならなくなった場合でも、きちんとお礼を伝えるようにしましょう。

「先輩のお話を聞いて、御社で頑張ってみたい気持ちが強くなりました。本日はお忙しいところお時間を取ってくださり、本当にありがとうございました。」

このようにお礼をきちんと伝えることも、社会人のマナーとして必要になります。

電話をかける時間帯

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

電話を避けるべき日

いざOB訪問をお願いする電話をかけようとすると、気になるのが電話をかける時間帯です。企業へ電話をかける場合、何時ごろがいいのでしょうか?

一番いいのは、OB訪問をお願いする相手の先輩が忙しい時間帯を避けることです。でも、忙しい時間帯は業界や職種によっても違いますし、日によっても変わってくるものです。つまり、電話をかけるのにふさわしい時間帯というのは一概には言えません。

大切なのは、あたりまえのことですが営業時間内に電話をかけることです。営業時間は、企業ごとに少しずつ違いますので、きちんと調べるようにしましょう。

また、電話をかけるのは平日にします。業界によっては平日に定休日があったり、土日も営業日ということはあり得ます。それも含めてきちんと調べ、営業日の営業時間内に電話をかけるようにしましょう。

電話を避けるべき時間帯

営業時間内であっても、避けるべき時間帯があります。それは、お昼休みの時間帯です。一般的にはお昼の12時から13時までがお昼休みの時間ですので、休憩のために席を外す人が多いため電話は避けるようにします。

お昼休みの時間は、企業や部署によっては多少前後して設定されている場合もあります。その場合は電話をつないでもらうことはできませんが、そこまで調べることはできませんので、12時から13時を避けるということで構いません。

また、営業時間内であっても、仕事の開始直後はメールチェックや前日の夜に急ぎの対応依頼が来ている場合などで忙しい時間帯です。同じように、営業終了時刻の直前も、その日のうちに済ませるべき業務に追われることが多いため、忙しい時間帯になります。

そのため朝と夕方から夜にかけては、営業時間内であっても避けるようにしましょう。

電話をかけ直す場合の注意事項

もしOB訪問をお願いしたい先輩が遅めのお昼休憩をとっていたり、離席していたりして電話をつないでもらうことができなかった場合は、何時ごろかけ直すといいか確認するようにしましょう。

「こちらから改めてお電話いたします。何時ごろにお戻りでしょうか?」「こちらから改めてかけ直します。何時ごろがご都合よろしいでしょうか?」などと聞くようにします。

メールと電話ではどちらが良い?

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

メールと電話を比べた場合、連絡をする側の立場からすると早く回答のもらえそうな電話の方が便利だと考えられます。しかし、連絡される側の立場からすると、実は電話は便利な手段とは言えません。

なぜかというと、電話がかかってきた場合、そのときにやっている仕事を中断して出なければなりませんし、自分の都合に合わせて調整することができないためです。

そのため、メールと電話のどちらがいいかと言うと、実はメールの方が重宝されます。OB訪問というのは、相手の先輩からすると業務の中で優先順位の高い仕事ではありません。

メールであれば、手の空いたときにOB訪問の日程や時間帯、場所を確認して返信すればいいので電話よりも対応しやすいのが実情です。

OB訪問のお願いのために電話をするのであれば、そのことを理解した上でかけるようにしましょう。電話のメリットは、メールよりも熱意を伝えられること、その場で日程を決めることも可能なスピード感です。

また電話はメールのように履歴が残りませんので、OB訪問の日時・場所が決まったら必ず復唱し、メモを残すことが大切です。これは基本的なことですが、後からわからなくなると大変ですので、忘れないようにしましょう。

基本を忘れず落ち着いて対応する

OB訪問の電話のマナー・かけ方|メールと電話ではどちらが良い?

ここまで見てきたように、電話をかける上での基本的なマナー、基本的な準備を怠らないことが大切です。まだ学生なので難しい敬語は必要ありません。それよりも、常に丁寧さを心がけ、OB訪問の要件をきちんと伝えられるよう落ち着いて対応することが何よりも大切です。

OB訪問は、希望の企業で働く先輩の生の声を聞ける滅多にない貴重な機会ですが、OB訪問させてもらえるのは当たり前のことではありません。ですので先輩への感謝の気持ちをしっかりと伝えて、自分が本当に働きたいのか考える良いきっかけとしましょう。

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