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履歴書の郵送するときの添え状・切手・書き方|メール/速達

履歴書の郵送するときの添え状・切手・書き方|メール/速達

面接の際に履歴書を渡すだけではなく、事前に郵送で履歴書を送るという場合もあります。この履歴書郵送にはいろいろなマナーがあり、きちんと守られているかで受け取った人や面接官の印象を左右します。それぞれのポイントをご紹介しますので、正しく郵送できるようにしましょう。

初回公開日:2018年09月21日

更新日:2018年09月21日

記事に記載されている内容は2018年09月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。


履歴書の郵送するときの添え状

企業に入社するためには面接など入社試験は必須といえます。その際に必要になるのが「履歴書」です。履歴書には自分のこれまでの経歴や経験、資格などが記載されており、入社時の選考の重要な役割を持っています。

履歴書は面接の際に直接面接官に渡すほか、事前に郵送するという方法もあります。ほとんどの場合履歴書はどのように提出するのかの指示があるので、それに従って提出することになります。

添え状とは

履歴書を郵送する場合、応募要項などに「履歴書を郵送してください」などとかかれていることが多いです。その場合は履歴書はもちろん、添え状も必ず同封するようにしましょう。

添え状とは「履歴書を送る際の挨拶」「何を誰に送ったかの表書き」などの役割を果たしています。書類などを送る時には、添え状を同封するのがビジネスマナーです。そのため、履歴書だけ封筒にポンと入れてあると「社会常識がないな」と見られてしまいますので注意が必要です。

添え状の書き方

履歴書を郵送する際に同封する添え状には、記載するいくつかの項目があります。

上から順番に右寄せで「送付年月日」左寄せで「宛先」を記載します。また右寄せで自分の「住所」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。中央揃えにし、「○○応募の件」「応募書類の送付について」など今回の郵送の目的を記載します。

その後「あいさつ文」「簡単な自己PR」を記載しましょう。自己PRは実際の面接のときにいくらでもアピールするチャンスはあります。この添え状では簡潔に要点のみを書く程度に留めておきます。

最後に「履歴書1通」「職務経歴書1通」など、同封した書類の内容を記載して締めます。右下に「以上」と記載することを忘れないようにしましょう。

添え状はあくまで書類の送付を伝えるために送るものです。あいさつ文でも自己PRでも長々と書くのではなく、見やすさやわかりやすさに注意して作成するようにしてください。

履歴書の郵送するときの切手

履歴書を郵送するときには、当然郵送のための代金が必要になります。切手などはどのようにすればよいのでしょうか。

履歴書を郵送するときの切手についてご紹介します。

切手の値段は?

一般的に履歴書を郵送するときには、封筒は定形外となる角2サイズを使用します。このサイズで100g以下であれば「140円」で送ることができます。

しかし、添え状と履歴書、クリアファイルなどを入れていくと100gを超えてしまうことがないとも言い切れません。もし料金不足で戻ってきてしまったら履歴書の提出に遅れが生じてしまいますし、何より会社に不足分の請求が行ってしまった場合には目も当てられません。

切手が料金不足にならない確実な方法は、郵便局に直接出向いて料金を確認してもらうことです。

切手を使わない場合

郵便窓口に行く場合は、わざわざ切手を貼らなくても窓口で郵送の手配をしてもらえます。履歴書の郵送に当たってはこの窓口の対応でも全く問題ありません。

郵便局の窓口で対応してもらった場合には、料金の不足や超過などは絶対に起きないので安心して郵送することができるでしょう。

切手を貼る際のマナー

たかが切手と侮るなかれ、切手一つをとっても企業に対してのアピールポイントになります。

切手の種類は一般的なものを使用しましょう。キャラクターものやシール状になっているもの、記念切手などは避けておく方が無難です。もちろん汚れのあるもの、シワや破れがあるものは避けます。また、切手を貼る際はまっすぐに丁寧に貼るようにしましょう。

同じ140円分の切手でも、140円切手1枚を張っているのと、少額の切手を何枚も貼っているのとでは印象が変わります。あまりものを使っている、遊び感覚、などの印象を持たれないようにするためにも、できるだけ少ない枚数の切手で対応できるようにしましょう。

履歴書を郵送するときの封筒の選び方

履歴書を郵送するときの封筒にも気を配る必要があります。

まずサイズは角2サイズを使用しましょう。このサイズであれば、履歴書を不要に折る必要がありません。色はよく見かける茶色ではなく、白が望ましいです。文具店や100円ショップ、スーパーなどでも売っているため、手に入れるのに苦労はないでしょう。また、ペラペラで中身が透けて見えるものも避け、厚手でしっかりした物をえらぶのが無難です。

履歴書と封筒が同封されて売られているものも多いですが、基本的にこの封筒は郵送するのには不向きといえます。

書類を入れる時のポイント

郵送する前に封筒に正しく書類が入れられているかの確認を行いましょう。書類にも順番や向きなどのマナーがあります。ここでは封筒を入れる時のポイントについてご紹介します。

入れる書類の種類

履歴書を郵送する際に必要な書類にはどのようなものがあるのでしょうか。

企業側から「履歴書を郵送してください」と指示があった場合には、「履歴書、添え状」の2点で問題ありません。もし転職活動などで「職務経歴書」が用意できるのであれば、一緒に郵送すると良いでしょう。

また、ハローワークを経由して応募した場合は「紹介状」を同封するように指示をされることがあります。この場合ももちろん忘れずに入れるようにしましょう。

書類の順番

履歴書などの書類を入れる順番も重要です。一番上は添え状になるようにし、紹介状、履歴書、職務経歴書、その他の書類と続きます。当てはまるものがない場合はその書類を飛ばして次の書類の順番になるように入れましょう。

封筒の宛名を書いた面が前になるように、上下にも注意して書類を入れるようにします。

クリアファイルに入れる

書類を封筒に入れる時には、直接入れるのではなくクリアファイルに入れてからにします。これは郵送の途中で書類が折れてしまったり曲がってしまうことを防ぐ目的があります。

クリアファイルは無色透明の物を用意します。もちろん汚れなどがないものを選びましょう。一見きれいに見えても小さなほこりや傷がついている場合もあります。新しいものを使用したほうが安心です。

コピーを取っておく

履歴書を送る前に、履歴書や職務経歴書などの書類のコピーを取っておくことも大切です。書類選考が終わると次は面接に進むことになります。多くの場合、履歴書や職務経歴書などをもとに面接がすすめられるので、自分が何を書いて提出したのかを面接前に確認することができるためです。

履歴書の郵送から日数が経ってからの面接の場合や、複数の企業に応募している場合など、志望動機がごちゃごちゃになってしまったり、忘れてしまったりなどを防ぐことができます。

履歴書の郵送するときの封筒の書き方

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履歴書を郵送する封筒に書く項目もいろいろなマナーや決まりがあります。きちんと守られていれば「社会常識があるな」「ビジネスマナーがしっかりしているな」という印象を持ってもらうことができますし、できていなければその逆もあり得ます。

失礼に当たらないように、また少しでもアピールになるようにそれぞれのポイントを押さえておきましょう。

封筒に書く文字をバランスよく

封筒に各情報は意外と多いです。自分の住所や自明であれば書き慣れているのでどの程度の大きさで書けばどれくらいのスペースが必要なのか、感覚でわかります。

しかし、書きなれていない相手の宛名などは考えていたよりもスペースが空いてしまったり、逆に足りなくなってしまったりすることがよくあります。スペースのバランスが悪いと全体的に不格好になってしまいます。

事前に封筒に薄く鉛筆で円を書くなどしてバランスを決めておくと、スペースの過不足や文字が斜めになるなど、全体が不格好になるという事を防ぐことができます。この時跡が残ってしまわないよう、シャープペンシルや先のとがった鉛筆は避けておきましょう。

宛名の書き方

送り先である宛名の書き方のマナーです。一般的な郵便と同じように封筒の表側、右に相手の住所、真ん中に相手の会社名や部署、担当者を記載します。

住所は同じ都道府県内であっても略さずに、都道府県から記載します。番地などと「1-2-3」などと略さずに「1丁目2番地3号」のように正式なものを使うようにしましょう。

宛名はまず企業名を書きます。企業名も(株)などを使用せず、きちんと「株式会社」などと書くように気を付けましょう。企業名の左横に人事課などの担当部署、担当者名を記載します。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」としておきます。

宛名の敬称に注意

封筒の宛名を書く際には敬称にも注意が必要です。担当者がわかっている場合は苗字に様を付けます。先にご説明したとおり、担当者がわからない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

もし担当者も採用ご担当者様もつけずに、部署あてに送りたい場合には部署名の後に「御中」を使います。注意したいのは「人事部御中○○様」のように、「御中」と「様」の両方を使わないという事です。

また会社名には何もつけず、その後の部署名や担当者への敬称のみで問題ありません。

履歴書が同封されていることを記載する

履歴書特有のルールとして、封筒に履歴書が入っていることを明記するというものがあります。記載方法は、封筒の表面(宛名の海底ある面)の左下に赤のペンで「履歴書在中」や「応募書類在中」に言葉を書きます。そのあと赤ペンでその文字を四角で囲みます。フリーハンドではなく、必ず定規を使って引くことが大切です。

先に四角を書いてしまうと文字の大きさやバランスがおかしくなってしまうことが多いため、必ず文字を先に書いてから囲うようにしましょう。また、相手の宛名よりも大きくならないよう、文字のサイズにも注意しましょう。

裏面の書き方

郵送する封筒の裏面も忘れずに記載するようにしましょう。裏面には自分の住所、氏名を記載します。書く場所は左下です。文字のサイズは小さめで、表面の相手の住所や宛名よりも小さくなるように調整します。

相手の宛名と同様略した書き方はせず、都道府県名から番地まできちんと記入するようにしましょう。自分の住所に郵便番号を書き忘れないように注意が必要です。

封筒の閉じ方

すべての書類がそろい確認も終えたら、後は封をするだけです。セロテープなどではなく、糊を使って封をするようにしましょう。封をしたら封の境目に重なるように「〆」マークを書いて完成です。汚したり濡らしたりしないように気を付けて郵送しましょう。

封筒の記載を間違ってしまったら

封筒の宛名や住所などを書いている時に誤字に気づいた場合、必ず新しい封筒を使用して書き直すようにします。履歴書同様、二重線で消したり、修正液や修正テープを使用したりはしません。

間違ってしまうことも視野に入れて、封筒を購入する際には予備も用意しておくと安心です。

メールで履歴書を郵送する方法

郵便ではなく、メールで履歴書を送るという方法を指示されることもあります。その場合の注意点ややり方についてご紹介します。

メールで送るときのポイント

メールで履歴書を送る時には、まず題名に注意をしましょう。「お世話になっております」などの題名では、どのような要件なのかわかりづらいため、「履歴書送付の件」など一目でわかる題名を付けるようにします。

本文を入れて送ったものの添付忘れがあっては「注意力不足」など良い印象を与えることはできません。送る前にもう一度「添付はされているか」「正しいデータを添付しているか」を確認するようにしましょう。

応募時のメールの注意点

また採用されていない応募者の段階で「お疲れ様です」の言葉は相応しくありません。メールの書き始めに使うのであれば「お世話になっております」が適切といえるでしょう。

また、相手が返信してきたメールの題名は変更せず、そのまま返信するのも重要です。返信を意味する「Re:」も消してしまう人がいますが、消さずにそのまま送るようにします。

履歴書を速達で郵送する方法

履歴書を郵送する際、期日に十分な余裕があるのであれば普通郵便で構いません。しかし期日ぎりぎりになってしまったなど急いで郵送したい際には「速達」を使用することもできます。速達で郵送した場合は当然普通郵便での郵送に比べて早く相手のもとに到着します。

万一期限が切れてしまったら受け付けてもらえない可能性もありますし、受け付けてもらえたとしても良い印象は持ってもらえないでしょう。余裕がないな、と感じたら速達にするのも一つの方法です。

履歴書の郵送するときの日付

履歴書や添え状などには日付を書く欄があります。日付は面接予定日や到着予定日ではなく、郵送した日付を書くようにします。日付を書くときには、履歴書や添え状などすべての記載が西暦と和暦のどちらかに統一されているかも確認しておきましょう。

履歴書の郵送で良いアピールを

履歴書の郵送の目的は、もちろん自分の履歴書を相手に送る事です。しかし、ただ送るだけではなく、社会常識やビジネスマナーが身についているか、また知らない場合でもきちんと調べる意欲はあるのかなどの目安になります。

ちょっとしたポイントで面接官や担当者の印象を面接前に良くすることができます。せっかく履歴書を郵送するというチャンスがあるのですから、一つのアピールのポイントとして活用しましょう。

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