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履歴書の送付状の書き方・送付方法・封筒・切手・宛名|病院/パート

履歴書の送付状の書き方・送付方法・封筒・切手・宛名|病院/パート

一度は送ったことがある履歴書ですが、送付するときはどうしたらいいのか、送付状の作り方や送り方などを順にご説明します。履歴書を郵送する際に気をつければいいことやポイントなどをお伝えしていきます。これから就職や転職する方は参考にしてみてください。


履歴書の送付状の書き方

みなさんはアルバイトや就職活動する際に履歴書や職務経歴書を書いたことはありますか。企業に応募書類を郵送する際には「送付状」を同封するのがマナーとされています。では送付状とは何か、どのように記入したらいいのか順にご説明します。

送付状とは

就職・転職活動では、履歴書や職務経歴書などの応募書類だけを企業に送付するのは失礼にあたるため、送付する際には必ず同封します。「送付状」や「添え状」、「カバーレター」とも呼ばれていて、企業へ応募書類を送付する際には同封するのがマナーとされています。

気をつけていただきたいのは、履歴書などを持参する際には送付状は不要です。直接会って書類について説明ができるため送付状をつける必要はありません。

履歴書とは

履歴書とは、学業や職業の経歴や資格免許などの状況を記載した書類のことです。就職や転職の際の選考用の資料として用いられます。また、学歴や職歴により給与や資格などを決定するための査定において必要となります。基本的にはJIS規格で定められた履歴書の用紙を使うことが望ましいです。

職務経歴書とは

職務経歴書と履歴書との違いは何かご存知ですか。職務経歴書とは、今までの職業でどのような仕事をして、またどのようなスキルがあるのか、仕事における実績や過去の自分のキャリアを書面上で説明する書類のことです。決まった書式がないので自分のオリジナリティを発揮することができ、見た目の良さだけでなく、デザインセンスやプレゼンテーション能力も試され、転職希望の際には非常に重要な書類です。

手書きの場合

送付状を手書きする場合ですが、用紙はA4サイズの白色の便箋を使いましょう。基本的には縦書きで書くのが一般的で、にじみやすい万年筆や、インクが消えるタイプのボールペンなどは避け、黒いボールペンで記入します。履歴書同様修正液などは使用せず、書き損じた場合には新しく書き直してから送付します。

応募書類を書き損じた場合

履歴書や応募書類などを書き損じた場合はやはり一から新しく書き直す必要があります。稀に修正液や修正テープなどを使用する方がいらっしゃいますが、採用する側からすると丁寧さにかけるのといい加減な印象を与えます。履歴書は自分のプロフィールなので自信を持って提出したいので面倒であっても書き直すのがいいでしょう。

PCでの場合

手書きの場合は縦書きでしたが、PCの場合は基本横書きが一般的です。用紙はB5もしくはA4サイズで履歴書のサイズに合わせるようにするのがマナーとされています。自分の字に自信がある人は手書きで美しい字が書けることをアピールする機会になりますが、文字に不安がある人やPCスキルをアピールする機会になるため得意な方はPCで作成し送付します。

履歴書テンプレート

履歴書を自宅で作成・印刷する場合や、企業にメール送信する場合によく使われるのが履歴書のテンプレートです。テンプレートには、メール添付によく使われるPDF形式とWordの2種類があり、経歴に自信がある人向けなのがJIS規格の履歴書テンプレートです。職歴が少ない人向けのテンプレートには「自己PR」などが記載されています。

自分がどちらが書きやすいかを考えて印刷する際には、履歴書専用の用紙で印刷をしてから添付や送付をするといいでしょう。パソコンで提出していいか迷う場合は手書きをおすすめします。

メールの書き方

履歴書などの送付を企業によってはメールで応募書類を受け付けている場合があります。たくさんのメールを受け取る採用担当者が一目で応募書類と理解できるように件名の書き方からデータの添付の仕方までメールで送付する場合にも注意やマナーはあります。

件名はお世話になっておりますではなく、採用担当者名に応募の件、履歴書添付など一目でわかるよう記載します。宛先は企業名は省略せず正式名称で記載し、採用担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載します。添付書類をデータで添付する場合はPDF形式に変換してから添付します。

PDF形式とは

PDF(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)は電子上の文書に関するファイルフォーマットのこと。圧縮してデータを格納することでファイルサイズを小さくすることができ、作成した文書を異なる環境のコンピューターで元のレイアウトどおりに表示や印刷ができます。

テキスト自ら作成した履歴書や応募書類などもPDF形式に変換することにより企業などにメールにて添付して送付し閲覧が可能となります。

履歴書の送付の方法

履歴書や職務経歴書などを作成し送付する場合、応募書類は必ずクリアファイルに入れて送ることが望ましいです。郵送時の折れや汚れを防ぐだけでなく、クリアファイル毎に管理できるという採用担当者も分かりやすいため、履歴書などはクリアファイルに入れてから封筒に入れ送付しましょう。

郵便の料金不足がないように注意が必要ですが、書留で送付するのは採用担当者の手を煩わせるので避けた方がいいでしょう。期限が設けられている場合は必ず期限内に送付し、場合によっては速達を使って送付する場合もあります。

履歴書の送付時の順番はあるのか

履歴書などの応募書類を郵送する際に順番はあるのか気になりませんか。基本的には送り状(カバーレター)の次に履歴書、職務経歴書、その他の書類といった順番にクリアファイルに入れて封筒に入れるのがおすすめです。封筒が濡れてしまっても中身がダメージを受ける可能性は少なくなりますし、採用担当者も管理がしやすく好印象になります。

封筒に応募書類を一式入れて封をする前にコピーを必ず取っておくといいでしょう。面接では郵送した書類に書かれた内容を元に質問されるので、何を書いたのか忘れないようにするためにも手元に写しがあるといいです。

履歴書を郵送する際の注意点

履歴書などの応募書類を郵送する際の注意点はなんでしょうか。郵送の際は、企業より指定がなければA4サイズの白い封筒に入れて送付することをおすすめします。宛名は縦書きでも横書きでも構いませんが、個人宛なら「様」部署宛なら「御中」とします。企業名も省略せず正式名称で記載します。

忘れがちなのですが、表書きに必ず赤字で履歴書のみの場合は「履歴書在中」職務経歴書をつける場合は「応募書類在中」と書いて送付するのが望ましいです。

履歴書の送付するときの封筒

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封筒の色は「白」「茶色」他にもさまざまな色がありますがおすすめは「白」です。お祝いの手紙などにも使われる白封筒は、茶封筒よりもきちんとした印象があります。ただし、白は透けやすいため厚さがある封筒を選ぶことをおすすめします。

履歴書などの応募書類に折り目がつかないようにA4もしくは定型外封筒を使用し、汚れなどが付かないように履歴書などはクリアファイルに入れて封筒に入れます。履歴書の場合郵送だけでなく手渡しの場合でも「履歴書在中」と記載します。

封筒の種類について

市販の履歴書のサイズがB5もしくはA4なので選ぶ封筒のサイズは、角形A4号、角形2号がおすすめです。なぜなら市販の履歴書は折り目をつけずに送付するのが好ましいとされています。色も白の方がきちんとした印象があり封筒の地が白いと文字の赤色とのコントラストで目に止まりやすくなります。

履歴書は二つ折りで折らないのがマナーとされています。二つ折りでは入らないから三つ折りにするのではなく、折り曲げない履歴書に合わせて封筒を選ぶことがマナーとなります。

履歴書の送付するときの切手

履歴書を送付する際に気をつけていただきたいのが切手です。郵便は重さにより金額が異なります。履歴書や送付状などの応募書類を1セットとした重さの平均は60〜70グラムとされていて金額的には140円ほどになります。これはあくまでも平均的な重さになるため、送付する前には必ず重さを確認してから郵送してください。

履歴書を送付する際の郵便料金

履歴書を郵送する際の郵便料金を分かりやすく一覧にしてみました。定型内と定形外に分けて一覧にしてありますので、郵送する際の参考になさってください。

定型郵便物金額
25g以内82円
50g以内92円

その他郵便物

定形外郵便物の料金は以下のようになります。

定形外郵便物金額
50g以内120円
100g以内140円
150g以内205円
250g以内250円
500g以内380円

履歴書の送付するときの宛名

履歴書の送付する際の宛名ですが、封筒には郵便番号、住所を都道府県から書き、封筒のやや真ん中に会社名を記載します。この際「株式会社」を略さずに正式名称で記載します。会社名の次に宛名を書きますが、少し大きめの文字で担当部署や担当者名を記載します。

部署までしか分からない場合は「〇〇部(〇〇課)御中」、担当者名が分かっている場合は「〇〇部(〇〇課)〇〇様」と記載します。最後に「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と赤字で記載し枠で囲みます。自分の住所や氏名を裏面に記載したら最後は糊付けをし封をしますが「〆」マークを書いてから送付します。

部署・担当者宛名
部署までしか分からない場合〇〇部(〇〇課)御中
担当者が分かっている場合〇〇部(〇〇課)〇〇様
部署も担当者も不明な場合採用御担当者様

履歴書の送付する方法

履歴書を送付する際にどうやって送付していますか。履歴書を封筒に入れて切手を貼って郵送するので郵便局に行かれるのですが、締切日が間に合いそうにない場合や、熱意をアピールしたい場合などは速達で送付しても大丈夫です。ただし、速達で郵送したからといって必ずしも好印象が得られるわけではないのでご了承ください。

またレターパックを利用する方もみえます。ポスト投函ができ、追跡サービスがあるので配達状況の確認ができる利点があります。ただし、料金が割高になるので書類の到着が気になる方以外は普通郵便をおすすめします。

病院の場合

病院へ就職或いは転職される方もいるでしょう。一般企業ですと「入社・退社」と表現しますが、病院の場合は会社ではないので「入社」ではなく「入職」と書きます。志望動機の欄や項目で採用側の法人を表す言葉として、病院の場合は「貴院」運営母体が株式会社であれば「貴社」と表現します。そこだけが違うため記載や送付は注意が必要です。

事務の場合

事務への就職や転職の場合は、パソコンスキルが一番に求められます。WordやExcelの基本スキルやブラインドタッチによる入力や正確性なども求められます。特に必須の資格は必要ありませんがMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)を取得しているとアピールポイントになります。

履歴書や応募書類作成の場合も手書きもいいですが、PCで作成をした方がスキルとして見られるためおすすめです。

飲食店の場合

飲食店へ就職・転職される方もいらっしゃいます。履歴書はなるべく手書きがおすすめです。なぜなら飲食店は接客業でありお客様と直接関わる仕事なのでPCで書いた履歴書より手書きの方が温かみがあります。手書きにすることで採用担当者に熱意が伝わるので手書きで書くことをおすすめします。

パートの場合

パートの場合は、ご主人やお子さんがいるため仕事の時間や曜日に制限があります。その旨を履歴書に記載する必要があります。扶養範囲内で働くのか否か、フルタイムか週の決まった曜日や時間で勤務の希望をするのかを記載してあると採用担当者もどのようなスタイルで働きたいのかがわかりやすいので記載しておきましょう。

出産や育児などで職歴にブランク(空白期間)がある場合には、採用担当者は空白期間をどう過ごしていたのかを疑問に感じるので自己PR欄などに主婦業や育児をしていた旨を記載し、PTA活動など社会活動への参加があればその旨もPRするといいでしょう。

正社員の場合

正社員の場合は、なぜその企業を選んだのか。その企業で自分の活かせる資格や経験はどれだけあるのか、どんな経験を積みどのような努力をしてきたのかが大事になります。この二点を重点的にに書けば印象はとても良くなります。自らの体験談を踏まえるとさらにいいです。

これまでアルバイト経験しかなかったとしても、その仕事での実績やスキルをアピールすることが重要です。つまりこれまでの仕事で「何を経験したのか?」「何を学んだのか?」というのが重要になります。

志望動機の書き方

履歴書作成時に一番悩むのが志望動機ではないでしょうか。企業が求めている人材を理解し、過去の職務経歴を生かせることが伝わる内容か、応募企業だからこそ入社したい意欲が感じられる内容か、将来のキャリアビジョンが明確で応募企業で達成できる内容かどうかが見られます。

履歴書を送付するポイント

履歴書を送付する際に気をつけるべきポイントは、履歴書を入れる封筒や同封する書類や順番、宛名の書き方や郵送時の切手など色々とあります。まずは履歴書の封筒選びですが、「白色」で履歴書を折らずに封入できるサイズを選ぶことです。A4サイズの郵便封筒のように履歴書を折らずに入れれるものがおすすめです。

住所は都道府県名からきちんと書くこと。「丁目」や「番地」なども省略せず宛先だけでなく裏面もきちんと記載する。社名は(株)ではなく「株式会社」と正式名称で書くこと。そして宛名面には「履歴書在中」と記載し、裏面の封じ目には糊づけ後に「〆」と記載します。これでもう履歴書送付はバッチリです。

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