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履歴書を持参するときに封筒は必要か・添え状・渡し方・服装|のり

履歴書を持参するときに封筒は必要か・添え状・渡し方・服装|のり

履歴書は面接前に郵送して提出する場合と、面接時に持参して提出する場合がありますが、それぞれ違ったルールやマナーがあります。この記事では、履歴書を持参して提出する時は封筒に入れるのか。その他の注意点は。など、詳しくご紹介していきます。


履歴書を持参するときの注意点とは?

正社員やアルバイトなど雇用形態にかかわらず、企業に採用されるためには、履歴書などの応募書類の提出と、面接をパスしなければなりません。一部の仕事では履歴書の提出や面接がない場合もありますが、ほとんどの仕事では履歴書の提出と面接が必要となっています。

学生時代はアルバイトのため、その後は正社員になるための就職活動、主婦になってからパートで働くためなど、人生において何度も作成し、提出することになるのが履歴書です。あやふやなままではなく、しっかりとルールとマナーを知っておけば、自信を持って面接に挑む事ができるうえに、相手に好印象を与える事ができます。

今回は、履歴書を持参して提出するケースについて、封筒には入れるべきなのか。クリアファイルには入れるのか。その他の注意点は。など、しっかりと確認していきましょう。

履歴書を持参するときは封筒に入れた方がいい?

履歴書を郵送するときは、当然、封筒に入れます。では、持参する場合も封筒に入れるのでしょうか。持参してその場で渡すのだからそのまま渡せばいいというのは誤りです。履歴書は重要な書類ですから、封筒に入れて丁寧に扱います。重要な書類である履歴書を雑に扱っていると、相手にマイナス印象を与えてしまいかねません。

封筒に入れるときはのりで封をする?

履歴書を持参する場合は、封筒に封はしません。のり付けはもちろん、「〆」マークを書いたり、テープで留める必要もありません。理由としては、しっかり封をしてしまうと、取り出す時に手間になってしまうためです。

封筒はどんなものを選べばいい?

履歴書を入れる封筒は、郵送・持参にかかわらず、履歴書を折らずに入れる事ができる封筒を選びましょう。履歴書はA4かB5なので、A4サイズが入る「角形A4」または「角2号」を選べば間違いありません。最初から大型の封筒がセットになっている履歴書を購入すると安心です。

封筒の色は何色を選べばいい?

封筒の色は、茶色や白、他にもカラフルなものもたくさんありますが、どんな色でもいいわけではありません。郵送・持参にかかわらず、封筒の色は白を選びましょう。白封筒は、正式な書類やあらたまった手紙を送る際に使用します。茶封筒は通常の手紙や請求書など、事務的な書類で使用されるため、重要書類である履歴書を入れるなら、白を選んだ方が無難です。

履歴書を持参するときの封筒には宛名を書く?

履歴書を郵送する場合、当然ですが宛名を書かなくては先方には届きません。履歴書を持参する場合は面接地に赴いて手渡しするのですから、宛名を書く必要はありません。住所はもちろん、会社名や部署名、担当者名なども書く必要はありません。

履歴書を入れる封筒には何を書けばいい?

履歴書を持参する場合、宛名は必要ありません。ですが、封筒に何も書かなくていいわけではありません。では、持参する封筒には何を書けばいいのでしょうか。

表面には何を書けばいい?

表面には、この封筒の中に何が入っているかを一目でわかるように書いておかなければいけません。左下のあたりに赤字で「履歴書在中」と記入し、周りを線で囲みます。封筒に履歴書以外にも書類を入れる場合は「応募書類在中」と記入します。囲み線はフリーハンドで引くのではなく、定規を使ってまっすぐに引きましょう。

手書きに自信がなかったり、大量に履歴書を作成しなければならない場合は、スタンプを利用すると楽になります。スタンプは文房具店のほか、100均などでも売っています。または「履歴書在中」が印刷されている封筒を使用するのもよいでしょう。

裏面には何を書けばいい?

裏面には、左上に日付を記入し、その下に自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。郵送する場合は書類を作成した日を記入しますが、履歴書を持参する場合は、面接をする日を記入しましょう。これは面接が終わったあと、面接官がいちいち封筒の中身を確認しなくても、いつ面接した誰のものなのか、わかるようにするためです。

履歴書を持参するときは添え状は必要?

履歴書を郵送するときは、添え状をつけなければなりませんが、持参する場合は添え状はいりません。添え状は、相手側に封筒の中に何が入っているのかを知らせ、書類の漏れや間違いがないか確認するための書類です。履歴書を持参して直接、面接官に渡す場合は必要ありません。

しかし、持参した履歴書を受付などに先に渡す場合は、添え状が必要となります。受付での履歴書の先渡しは面接地でないとわからないことが多いので、事前に確認しておくと安心です。

封筒に書類を入れる順番はある?

履歴書を封筒に無造作に入れてはいけません。複数の書類を入れる場合は、上から履歴書、職務経歴書、その他の書類の順番に重ねます。書類の上下や裏表もしっかり確認してから入れましょう。

履歴書を持参するときはクリアファイルに入れる?

履歴書を持参する時は、クリアファイルに入れて持ち運ぶようにしましょう。カバンの中で折れたり汚れたり、また突然の雨で濡れたりしないようにするためです。上で紹介した順番で書類を重ね、クリアファイルに入れ、それを封筒の中に入れます。

どんなクリアファイルを使えばいい?

履歴書をはさむクリアファイルは、無色透明のものを使用しましょう。ちょうど家にあるからといって、色付きのもの、キャラものや企業のロゴが入っているものなどは避けましょう。また、無色透明であっても、傷や汚れがあるものも使用しない方がよいでしょう。

もし無色透明のクリアファイルがなければ、文房具店、100均などで購入しましょう。面接時以外にも、ビジネスシーンではなにかと使い道はありますから、無駄にはなりません。

クリアファイルに裏表はある?

透明なクリアファイルにも、裏表があります。「指かけ」と呼ばれる、へこんだ部分が表にくるように書類を入れましょう。見た目はどちらでも変わりませんが、書類を取る時にファイルをめくりやすくするための配慮です。

履歴書は折り畳んだらいけないの?

履歴書にはセットで封筒が入っているものがあります。セットされている封筒の中には、上で紹介した履歴書を折らずに入れられる大きな封筒がセットになっているものと、長形3号という、履歴書を三つ折りにしないと入らないものがあります。履歴書自体にも、綺麗に三つ折りするための目安のマークが入っているものがあります。

しかし最近では、郵送、持参どちらの場合も、三つ折りにせず、履歴書は折らないというのが主流です。

理由としては、書類のサイズを統一させるため、封筒から出して広げる手間を省くため、などがあり、相手側に配慮をするという意味合いがあります。三つ折りで提出してもそれだけで面接に落ちるということはないでしょう。しかし、相手に好印象を与えるなら、折らずに大きな封筒に入れた方が無難です。

ほかに面接前に準備しておいたほうがいいことは?

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履歴書などの応募書類は、あらかじめコピーをとっておき、提出する応募書類とは別にクリアファイルに入れて、面接に持参するようにしましょう。コピーを持参すれば、面接直前まで書類を見返すことができます。自分が何を書いたのか、質問に対してどう返答するかをシミュレーションすれば、落ち着いて面接に臨む事ができます。

また、面接時には予定外に複数人が同席し面接するケースもあります。そんな時に予備として持参した履歴書をサッと提出できると、とてもスマートです。

履歴書を持参するときの渡し方は?

しっかり履歴書を作成しても、持参して実際に渡すときはどうすればいいのか、迷う方も多いでしょう。面接時に持参した履歴書を提出するときは、いくつかのマナーがあります。いざという時に慌てないよう、しっかりと確認しておきましょう。

面接官が先にいるか同時に入室する場合

面接官が先に部屋で待っていたり、同時に入室する場合は、面接官から指示を受けてから履歴書を渡します。封筒から履歴書の入ったクリアファイルを取り出し、さらにクリアファイルから履歴書を取り出します。上から履歴書、クリアファイル、封筒の順に重ねて、面接官に渡します。書類は向きを同じ方向に揃え、面接官に渡す時は相手が読みやすい方向を向けて渡します。

面接官が後から入室する場合

先に面接の部屋に案内され、後から面接官が入室してくる場合は、あらかじめ履歴書を準備しておきましょう。上記のパターンと同じく、履歴書、クリアファイル、封筒の順に重ね、机の上に準備しておきます。面接官に提出を求められたら渡しましょう。

もし履歴書を出す指示がなかったら?

履歴書を持参する場合、基本的には面接官から指示があってから履歴書を渡します。話の流れを無視して、無理にこちらから提出しないように気をつけましょう。

しかし、もし指示がなかった場合はどうすればいいのでしょうか。この場合は、単純に面接官が忘れているだけということがあります。面接官に「持参した履歴書はいかがいたしましょうか?」など、こちらから聞いてみましょう。

面接の前に受付で渡す場合は?

履歴書を面接時に持参したとき、面接官に直接渡すほか、受付などで先に履歴書の提出をすることがあります。受付などで履歴書を渡すときは、封筒のまま渡してかまいません。封筒の向きを相手の読みやすいほうに向け、お辞儀をしながら渡しましょう。

面接官ではないからといって、ぞんざいな態度で渡してしまっては、相手に悪い印象を与えてしまいます。面接官に報告されてしまう可能性もありますので、どんな相手でも丁寧に渡すことを心がけましょう。

履歴書を持参するときのマナーは?

履歴書を持参して渡すときは、上で説明したように、書類を重ねる順番や渡すときの向きなど、気をつける事がありますが、それだけではありません。他にも気をつけるべきことがあります。相手に少しでもいい印象を持ってもらえるよう、マナーにも気をつけましょう。

履歴書を渡すときは一言添えて渡そう

履歴書を渡す時には、相手の方に一言を添え、お辞儀をしながら渡しましょう。

「よろしくお願いします」
「本日はよろしくお願いします」
「履歴書になります。よろしくお願いします」
「○○と申します。本日はよろしくお願いします」

このように、短い挨拶でかまいません。くれぐれも無言で手渡す事のないようにしましょう。

履歴書を渡すときは両手で持って渡そう

持参した履歴書を面接官あるいは受付で渡す時には、両手で封筒を持って、丁寧に渡すようにしましょう。片手でぞんざいに渡すのはマナー違反です。

履歴書を渡す時には相手の目を見ながら

持参した履歴書を渡すときは、しっかりと相手の顔を見ながら、そしてはっきりとした声で挨拶をしながら渡しましょう。緊張のあまり、小声になってしまったり、相手から目をそらしてしまったりしては、相手に頼りない印象を与えてしまいます。

履歴書を持参するときに気をつけたいこと

履歴書を持参する時は、キレイなまま相手に渡せば、好印象となります。逆に、折れたり汚れたりした履歴書を提出しては、「書類の管理ができていないのかな」と相手に思わせてしまう恐れがあります。では、履歴書をキレイなまま持ち運ぶには、どんな事に気をつければいいのでしょうか。

封筒もクリアファイルに入れて持ち歩こう

折れや汚れを防ぐため、持参する履歴書をクリアファイルに入れてから封筒に入れるということをご紹介しました。封筒の汚れや折れも防ぐために、封筒自体もクリアファイルではさんでおきましょう。書類ケースの方がしっかり持ち運べそうですが、留め具をはずしてケースを開ける手間がかかってしまいます。スッと取り出せるクリアファイルがいいでしょう。

カバンの中はスッキリとさせておこう

いくらクリアファイルで保護していても、カバンの中がぐちゃぐちゃでは、持参した書類に折り目がついてしまう恐れがあります。カバンの中はきれいに整理して、入っているものは必要最低限にしておきましょう。デコボコしたものや尖ったものをそのままカバンに入れたりしないようにしましょう。小さいカバンに履歴書を無理矢理詰め込むなどはもってのほかです。

カバンの中の飲み物やコスメに注意!

カバンの中に冷たいペットボトルなどを入れていると、水滴で持参した書類が濡れてヨレヨレになってしまう恐れがあります。飲み物は常温のものにするか、カバーをつけるなどして、水滴が書類につかないように気をつけるとよいでしょう。フタをしっかり締めておくのは言うまでもありません。

また、女性の方はコスメをそのままカバンに入れてしまうと、いつの間にかフタが開いてしまい、書類を汚してしまう恐れがあります。きちんとポーチにまとめて入れるようにしましょう。

正しいマナーで堂々と面接を受けましょう

履歴書を持参して提出する際のルールやマナーについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。封筒が必要かどうかをはじめ、履歴書の作成および面接には色々と細かいルールがあるため、覚える事が多く、初めて面接を受ける人は少しうんざりしてしまうでしょう。

しかし、これらは元々相手を思いやる気持ちから生まれたルールです。自分が履歴書を受け取る側の気持ちになってみれば、それほど難しい事ではありません。また、書類を丁寧に扱う事ができるということは、相手に仕事を安心して任せられるという印象を与えることもできます。

せっかく履歴書をしっかりと作成したのに、持参するときのルールやマナーがめちゃくちゃでは、せっかくのあなたの魅力も半減してしまいます。正しいルールとマナーを確認し、堂々と面接を受けるようにしましょう。

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