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2018年05月25日

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票を紛失してしまったら、再発行してもらえるのでしょうか。本稿では、再発行する方法、会社にもらう方法、再発行までにかかる時間などを解説しています。源泉徴収票を紛失した場合、時間がかかる場合もあるので、すぐにでも再発行手続きをしましょう。

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票をなくした場合の最適な対処法は?

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

確定申告をする際に重要な役割を果たす源泉徴収票ですが、小さい書類なので紛失してしまう方が多くいらっしゃいます。重要である一方で、保管するにはあまりに小さい源泉徴収票ですが、万が一なくした場合の再発行は可能なのでしょうか。また、再発行をする場合は、どのような手続きをするのでしょうか。

こちらの記事では、源泉徴収票をなくした場合の確定申告や再発行について詳しく解説していきます。

源泉徴収票は年末調整の計算結果

給与所得者として勤務してれば毎年発行されるのが源泉徴収票ですが、源泉徴収票とはどのような書類なのかを解説します。

源泉徴収票に記載されるのは以下の項目です。
①本年度に稼いだ金額
②収入に対してかけられた所得税額
③所得税の計算根拠(扶養家族の人数、支払い保険料など)

つまり源泉徴収票は年末調整の申告と計算結果なので、記載されている内容をきちんと確認しましょう。

源泉徴収票の発行時期

源泉徴収票は12月に発行されるのが最も多いとされています。なぜなら、年末調整は1年間の給料額やボーナス額を合算したものを記載するので、年収が確定しなければ発行することができないためです。その年度の最終月である12月の給与明細と合わせて発行されるのが一般的です。

源泉徴収票の発行義務とは

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票の発行義務が生じるのは「給与支給がある」ことと「社会保険料徴収がある」ことの2つのケースが挙げられます。

給与支給がある

給与支給がある場合には必ず源泉徴収票の発行義務が生じます。この場合の「給与」には「副賞金」や「現物支給」などの金額支給が行われた場合にも該当します。仮に年末退職をした場合でも在職中の副賞金が翌年支払いとなる場合には、会社側には翌年分の源泉徴収票を発行する義務が生じます。

また、年度中に退職した場合にも源泉徴収票の発行義務が生じます。前会社で年末調整が行えなかった場合には再就職先で行う必要があり、また個人で確定申告を行う際にも必要になるので源泉徴収票の発行は必須となります。

社会保険料徴収がある

勤務先を通じて控除される「厚生年金」や「健康保険」などの社会保険料徴収がある場合にも源泉徴収票発行義務が生じます。

仮に給与が0円だったとしても、会社側は源泉徴収票を発行する義務があります。その年度内に社会保険料をいくら支払ったのかについても年末調整には重要な情報となり、その金額を証明するものが源泉徴収票だからです。

再発行を拒否される可能性はない?

源泉徴収票をなくした場合に、再発行を拒否される可能性はゼロではありませんが、源泉徴収票の発行は義務なので、これを拒否すると所得税法違反に該当します。

なくしたことで再発行を拒否された場合、税務署へ出向き「源泉徴収票不交付の届出書」を提出すると、税務署が会社への指導を施行してくれますので、遅滞なく発行してくれます。

会社が倒産した場合はどうする?

源泉徴収票をなくした場合でも、勤務先が倒産していて入手が不可能になるケースもあります。その場合には下記の手順で申請をしましょう。

①前職場の清算責任者と連絡を取り、源泉徴収票の再発行を依頼
②発行されない場合には税務署にて源泉徴収票不交付の届出手続をする
③収入を証明できる書類を持参して税務署へ出向く

源泉徴収票をなくした場合、給与明細などで確定申告を行えるのか、ローンなどで必要な場合も提出先に事情を説明した上で給与明細などで代替できるか否かを相談しましょう。

源泉徴収票は再発行が可能

源泉徴収票は再発行依頼があれば、再発行ができる書類とされているので、必要な手続きを正しく行いさえすれ、問題なく再発行できる書類です。そのため、万が一源泉徴収票をなくした時にも、焦らず冷静に対処することが大切です。

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

ここでは、源泉徴収票をなくした場合の確定申告の方法について解説していきます。

給与明細書で代替できる?

源泉徴収票をなくした場合、勤務先または前職場に再発行を依頼するのが通例です。しかし、どうしても再発行を行ってもらえない場合には、給与明細で確定申告を行えるのかについて税理士に相談しましょう。

年金受給に影響する?

源泉徴収票をなくした場合、年金受給に影響することもあります。そのため、勤務先に再発行を依頼しましょう。万が一再発行を拒否された場合には、税務署に出向き相談することが大切です。

確定申告に間に合わない?

源泉徴収票をなくした場合、再発行に要する時間は即日から2週間なので、申請時期によっては間に合わない可能性も考えられます。確定申告に間に合わないと不具合が生じますので、なくしたことに気づいたら、すぐに再発行の手続きを行いましょう。

源泉徴収票をなくした場合の再発行方法

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票をなくした場合、どのような手続きを行うと再発行をしてもらえるのでしょうか。なくした場合の手続きについて解説いたします。

①発行元に源泉徴収票をなくした旨を伝え再発行の申請をする
②再発行手続きに必要な書類へ正確に記入し、発行元へと提出する
③発行元で手続きを行い源泉徴収票を受け取る

以上の3ステップが源泉徴収票再発行の手続きです。再度なくしたということのないように、保管には注意しましょう。

なくした場合の発行元への依頼方法

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源泉徴収票の再発行は法的手続きではないので、発行元と連絡が取れればどのような方法でも問題ありません。担当者宛てにメールや電話、郵送などで「○○年度の源泉徴収票をなくしたので再発行をお願いします」という旨を伝えた上で依頼をすれば良いでしょう。

なくしたのは自分の過失なので、再発行を依頼する時に返送用封筒に切手を貼って送ると、発行元に対して親切だと言えます。また、以前の勤務先と連絡が取れない場合には、人づてに聞いたりインターネットで調べるなどして連絡しなければならないので、なくした場合には労力と時間を要する事を覚えておく必要があります。

バイトでも源泉徴収票は必要?

雇用形態が正社員以外でも年末調整のために源泉徴収票は必要になります。ただし、確定申告などをする場合に限られることがほとんどです。そのため、雇用形態に関わらず源泉徴収票をなくしたら再発行してもらうと安心ですが、特に使用用途が明確になっていない場合には、源泉徴収票をなくしたからといって必ずしも再発行をしてもらう必要はありません。

源泉徴収票の再発行に要する時間

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票の再発行に要する時間は、発行元の体制やシステムにより異なります。基本的に即日〜2週間くらいと考くと良いでしょう。自社で源泉徴収票発行を行っている会社であれば再発行に時間を要することはありませんが、外部委託している会社では、少々時間がかかります。

再発行を急ぐ場合には、なくした事に気づいた時にアクションを起こすことも大切ですが、申請時に先方へその旨を伝えることも重要です。

特徴別源泉徴収票をなくした場合の対処方法

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票は確定申告以外にも児童手当申請、住宅ローンを組む際などにも必要になることがあります。源泉徴収票をなくした場合や別の用途で使用して手元にない場合には、きちんと再発行を依頼しましょう。

年末調整と確定申告の場合

企業勤めをしていても以下のケースなどでは確定申告が必要となります。
①年収が2,000万円を超えている場合
②副収入が20万円を超えている場合
③年度の途中で退職し、年末調整を受けていない場合
④2ヶ所から給与を得ている場合
⑤住宅ローンを組んで自宅を購入した場合

確定申告には源泉徴収票の添付は義務となり、また確定申告書の記入時にも給与や源泉所得税などを知るために必要です。確定申告が必要で源泉徴収票をなくした場合には、すぐに再発行手続きを行いましょう。

転職の場合

退職してから1年以内に再就職をする時には前職の源泉徴収票が必要です。これは、前職と新しい勤務先と合算して年末調整を行うためです。前職の源泉徴収票をなくした場合、現職の担当者へ源泉徴収票をなくした旨を伝え、前職の源泉徴収票再発行が間に合った時には合わせて年末調整をしてもらいます。万が一間に合わない場合には、自分で確定申告を行います。

自分で確定申告をする時には、現職の給与のみでの源泉徴収票を作成してもらい、前職の給与明細と合算して確定申告書を記入します。

ローンを組む場合

住宅ローンを組む時、融資を受ける時の審査に年収は大きく関わりますので、なくした場合にはずぐに再発行手続きを行いましょう。ただし、住宅ローンを組む場合には正式な書類であることを証明するための社印が必要となりますので、源泉徴収票に必ず社印を捺印してもらいましょう。

扶養親族になるとき

結婚などを機に扶養親族になる時には、扶養する人が勤務先から源泉徴収票の提出を求められます。これは、扶養親族の条件に「年間の合計所得金額が38万円以下であること」という規定があるためです。

子供の保育園入園のとき

保育園入園には多くの書類を用意する必要があります。その1つに源泉徴収票が挙げられます。保育園の保育料は両親の所得により決められるので、親の就労を証明する目的と保育料の決定の材料として源泉徴収票を必ず提出する必要があります。

源泉徴収書を再発行してもらえない場合

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

従業員または退職者が源泉徴収票の再発行を求めた場合、所得税法に基づき会社はその依頼を拒否することができません。源泉徴収書の再発行を拒否された時に最初にやるべき事は問い合わせですが、会社によっては下記の理由により源泉徴収票発行を拒む場合があります。

①会社が倒産した場合
②会社業績が悪い場合
③退職時に会社といざこざがあって辞めた場合

これらの場合には源泉徴収票を再発行しない場合があります。こういったケースでは会社に「所得税法に反する」旨を伝え「税務署に相談する」という意志がある事を伝えます。それでも再発行を拒まれた場合には、その会社を管轄する税務署に出向き相談しましょう。

どこの税務署が管轄しているかについては、国税庁のHPから調べることができます。

源泉徴収票とはお金に関する重要な書類

源泉徴収票をなくした場合の確定申告の仕方・再発行|転職

源泉徴収票という小さな紙切れ1枚の書類には、あなた自身のお金に関する大切な情報が詰め込まれていることをご理解いただけたでしょうか。源泉徴収票は、在職者には当然重要な書類ですが、特に退職した人や転職した人にとっても重要な書類です。新しい就職先へ提出する必要があるだけでなく、自分自身で確定申告する場合も必ず必要になるためです。

万が一源泉徴収票をなくした場合には源泉徴収票の再発行を必ず会社に依頼をすること、依頼しても発行を拒否された場合には税務署へ相談すること、この2点をぜひ覚えておいて下さい。

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