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2018年05月28日

「OA事務」の意味と仕事内容・資格・志望動機・転職方法

OA事務は「パソコン作業を主体とした事務」のことで、一般事務よりパソコン業務が要求されます。OA事務の具体的な仕事内容や、OA事務に就くためにはどんなスキルが求められるのか、就職や転職時の志望動機の書き方などをご紹介します。

「OA事務」の意味と仕事内容・資格・志望動機・転職方法

OA事務の仕事を知っていますか?

求人情報などで「OA事務」という職種を見たことはあるが、意外と正確な意味を知らない人が多いです。

事務職を志望する人や就職する人は多いため、OA事務の仕事内容やOA事務に求められるスキル、履歴書の志望動機の書き方などを見て、就職活動に生かしましょう。

OA事務って何?その仕事内容は?

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求人情報などで見かけるOA事務という職種には、どういう意味があり、実際にどんな仕事を行うのでしょうか。

OA事務の読み方と意味は?

OA事務の「OA」とはOffice Automation(オフィス・オートメーション)の頭文字をとったもので、「オーエー事務」と呼びます。Automation という言葉から、OA事務という仕事は、作業を電子化して、より合理的に効率よくこなす事務作業という意味合いを持ち、「パソコン作業を主体とした事務」と言い換えることができます。

OA事務の仕事内容は?

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OA事務の仕事内容は、企業や業種によってバラツキはあるものの、概ねパソコン作業が業務の柱です。

例えば、従来から行われていた伝票・帳簿管理や電話対応などの顧客対応などだけでなく、パソコンのWordやExcelなどのソフトを使い、データ入力や資料作成やデータ入力などを行います。

具体的には、前者に含まれる電話応対や来客対応などの雑務、後者に含まれるパソコンによる帳簿や帳票類の作成と管理、パソコンによる書類作成・仕分け・ファイリング、メールを使った会社内外とのやり取り、など、仕事は多岐にわたります。さらに、企業や業種によってOA事務の業務内容も異なるため、当然求められるスキルも異なってきます。

何が違うの?OA事務と似た仕事

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OA事務に似た業務内容の仕事として、「一般事務」があります。また、字面が似ている「OAオペレーター」という職種もあります。それぞれどのような違いがあるのでしょうか。

一般事務

OA事務と一般事務との違いは、主体となる業務の内容が異なります。

一般事務は、電話対応や伝票整理などの雑務が中心となりますが、OA事務はパソコンを使った業務の方がメインになります。ただし、明確な線引きは難しく、企業によって解釈が異なり、あくまでもイメージとしての認識にとどめましょう。

OAオペレーター

OAオペレーターは、OA事務に必要とされるパソコン関連のスキルに加えて、より専門的なソフトを駆使して、設計・デザインを行います。事務仕事はなく、ほぼパソコン作業が業務内容になります。

CADソフトを使用し、設計や図面データなどを作成したり、AdobeのIllustratorやPhotoshopを使用してグラフィックデザインを作成する仕事が、OAオペレーターと言われています。

OA事務に求められるスキルやおすすめの資格は?

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当然のことですが、社会人としての一般常識やビジネスマナー、コミュニケーション能力は必要になります。さらに、FAXやプリンタ、シュレッダーなど事務作業に必要な機器は、使用できなければいけません。

また、一般事務でなく、OA事務なので、最低でもMicrosoftのWordやExcel、PowerPointをある程度使いこなし、文書作成やデータ入力、プレゼンテーション資料の作成などは行える能力が必要です。

おすすめの資格とキャリアアップ

OA事務におすすめの資格は、例えば、Microsoft関連の基本スキルを学ぶMOS資格や秘書検定など、自分の持っている能力を証明できる資格を持っていれば、有利に働きます。

さらに、簿記や英会話などの資格を持っていれば、英文事務や経理事務といった専門事務へのキャリアアップも目指せます。

上記資格の内容

秘書検定は、1級・準1級・2級・3級があり、3級はごく初歩的な内容、2級は一般的な内容、準1級は秘書としてより専門的な内容が求められます。

簿記には1級から4級までありますが、3級を取得することで簿記の基礎が身につき、中小企業の経理事務に対応することができます。

TOEICは、英語によるコミュニケーション能力を評価する世界共通のテストで、スコアを持っていると外資系企業や海外との取引が多い会社の場合、転職時に高く評価されます。650点~700点程度が必要となるケースが多いです。

医療事務の資格には多くの種類があり、「医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)」、「医療事務管理師認定試験」、「診療報酬請求事務能力認定試験」などが知られています。これらの資格は国家資格ではなく、民間が発行する資格です。病院事務や薬局に就職するのに有利になります。

OA事務に転職するには?

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OA事務の仕事をしたい人は、どのような就職活動をすれば良いでしょうか。また、求人情報でOA事務の求人を見て応募したい人は、どんなことに気を付ければ良いでしょうか。

男性でもOA事務に応募できる?

女性が多くみられるOA事務職ですが、男性でもOA事務など事務職の応募を考える方はいます。しかし、企業によってバラツキがあるものの、事務職は女性を採用する会社が多いのが実情です。

事務職全般に言えますが、電話応対や来客対応など女性の方が良い印象を与えられることや、事務職に高い給与を出すことが難しいため、企業は女性を採用することが多くなりがちです。

したがって、一般的には事務職の男性比率は低い傾向にあるため、応募自体は可能であっても女性の方が有利だと言えます。

OA事務に就きたい男性は、応募する前に企業へ問い合わせてみましょう。また、不利と思われる接客態度やコミュニケーション能力に関して、物おじせずに快活に会話をできることやきめ細やかな配慮ができることを志望動機や面接でアピールしましょう。

さらに、資格取得を目指し、男性であるという不利な面を別の面で補うのも一つの手段です。

未経験者は不利?

「未経験可」と記載がある求人募集でも、「業界や業種の未経験はOKだが、事務経験は必須」であったり、「実務未経験OKでも、PCスキルは必要」であったりする場合もあります。

「未経験」について、その解釈は会社により異なるため、確認をしておきましょう。

また、「未経験可」でも、やはりWordやExcelの基本操作や基礎知識がないと採用は極めて難しいでしょう。事務未経験者の場合、スキルと事務職への適性を志望動機や面接などで明示する必要があります。そのため、自分のスキルを可視化できるMOS資格や秘書検定などの資格取得を目指すと良いでしょう。

同時に、コミュニケーション能力に自信があったり、またその努力をしていることを的確にアピールしましょう。

事務職以外の仕事をしていた人は?

事務職以外の経験がある人は、同じ事務職でなくても、前職での経験は次の就職活動に生かすことができます。一般常識やビジネスマナーはもちろん、パソコンでの資料作成やプレゼンテーション経験、他社との折衝経験など、培った経験をアピールしましょう。

OA事務の志望動機の書き方は?

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まず、パソコンに精通している資格があれば、それを明記して有効的に使いましょう。

転職組は、前職でのOA事務またはOA機器使用の経験があれば、それを示してポイントアップを狙いましょう。

さらに、企業によってOA事務の持つ意味合いが異なることもあり、予想外の仕事を任されることもあります。そのため、OA事務は他の社員をサポートをする業務と捉え、パソコン作業だけにとらわれず幅広い業務をこなす姿勢が必要であり、志望動機にはその点をアピールできると良いでしょう。

企業研究は大切!

一方で、事務職に限らないことですが、企業研究していることをアピールすることも大事です。その企業の特色がはっきりとしていれば、それに対する志望動機を書くことで、厳しい就職活動に打ち勝つ一手となります。

「経営理念に深く感銘を受けた」ことや、「地域に根差した会社に入りたい」といった熱意を示し、採用担当者の「なぜ、弊社を希望したのか」という問いに答えられ、なおかつ好印象を与えることができます。

志望動機の例①(未経験者)

長年老舗としての実績とプライドを守りつつ、世界の動きに合わせた新しいトレンドを取り込む貴社の変革期に、ぜひ自分もかかわりたいと考え、貴社の事務職の求人に応募しました。

事務職は未経験ですが、エクセルとワードの資格を持っており、営業資料や帳簿の作成などは対応できます。明るく前向きな性格を生かし、なるべく短期間で戦力になれるように努めます。

志望動機の例②(転職)

前職の事務職において、一般的な事務作業に加え、大規模なシステムの電子化にかかわりました。日常の事務作業においては明るく元気な応対を心がけ、的確な対処と取次に努めてまいりました。

この経験で事務職の大切さを実感したため、貴社のOA事務に就きたいと志望しました。貴社においても、前職での経験を活かし、会社の運営を影で支える縁の下の力持ち的存在となれるよう、効率よい業務遂行とより良好なチームワーク形成のために、さらに力を尽くしたいと考えています。

OA事務の給料は?

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OA事務の給料は平均で、時給1300~1400円、月給20~21万円、年収250~300万円といわれています。企業や業界によってバラツキはありますが、OA事務の給与は極めて低いわけでもなく、至極高い職種でもなく、努力すればぐっと昇給できる、などの期待は薄い職種です。

は、OA事務正社員からパートやアルバイト、派遣職など、さまざまな形でたくさんの人が雇用されています。一般的には、土日休みの場合が多く、残業は比較的少なめで、時期によって差がありますが、多忙すぎるとケースは少ないでしょう。

なお、OA事務だからといって、一般事務と比較して給与に大きく差があるということもほぼないでしょう。

OA事務に就こう!

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OA事務は、比較的幅広く門戸が開かれており、未経験者でも就きやすい仕事です。特に、前職でしっかりと一般常識やビジネスマナーを身につけていれば、未経験でも就職しやすい職種でもあります。

しかし、書類・資料作成から電話対応、顧客対応や他社員のサポートなど、幅広い業務内容に対応しなければいけません。また、同時にほかの社員が円滑に仕事を進められるような細やかな心配りやコミュニケーション能力も必要になるため、就きやすい仕事であっても、続けるには努力が必要で、かつ向き不向きが分かれる職種です。

パソコンが得意であってもマイペースで協調性がない人には不向きで、コミュニケーション能力の長けた、他者との輪を育める人が向いているでしょう。また、スポットライトが当たる仕事ではないため、縁の下の力持ちとして他人を支えられる人が良いでしょう。

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