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有給の理由の書き方・例・退職・産休するときの有給理由|私用

有給の理由の書き方・例・退職・産休するときの有給理由|私用

有給休暇を申請する時の理由の書き方についての記事です。有給休暇を取得する際に書く理由の例や、退職する時に有給休暇を取得する場合の理由の書き方について解説しました。また、労働基準法における有給休暇の規定や、有給休暇を拒否された場合の対処についても解説しました。

初回公開日:2018年09月06日

更新日:2018年09月06日

記事に記載されている内容は2018年09月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。


有給休暇の理由の書き方

多くの会社において、有給休暇を取得する時は決められた期間内に、理由を添えて申請書などで申請する形が取られています。有給休暇は権利であるため、取得するために理由が必要という法律上の決まりはありませんが、他の人が働いている日に法定休日とは別に休むのですから、適当な理由は書かない方が良いでしょう。

また、有給休暇を取得する場合は理由を添えるよう就業規則などで規定していることも多く、決まりだからという事だけではなく、社会人のマナーとして当然に抑えておくべきことでもあります。また、正当な理由を添えた有給休暇でしたら会社も拒否できませんので、正当な理由の記入は不可欠となります。

私用

理由を添えなくてはならないが、いちいち長々と書くのも面倒なので、「私用」とだけ記入し申請書を提出する人も中にはいます。「私用」も法律上は問題ありませんが、社内で理由を添えて申請するように言われている場合ですと、拒否されることも考えられます。

理由を添えて有給休暇の取得を申請するよう取り決められている場合は、「私用」と一言だけ記入するだけではなく、具体的な理由を記入すると良いでしょう。

有給休暇の理由の例

有給休暇を取得するための正当な理由にはいくつかの例が挙げられます。有給休暇を取得するための正当な理由にはどのようなものがあるのかについて、例をあげながら解説していきます。

病院

何らかの病気にかかった疑いがあるためより精密な検査が必要となった、あるいは、病気にかかったため手術が必要になったり、術後の経過観察が必要なため通院しなくてはならない、といった場合の理由にあたります。当然の話ですが、働くためには健康でなくてはならないので、認められて然るべき理由でもあります。

また、必要のある健康診断や人間ドッグなどへの通院も含まれると考えて良いでしょう。健康であるための通院は、働く上での必要不可欠な要素でもありますので、却下する会社もほとんど見られません。

家庭の事情

家庭の事情にはいろいろな理由が考えられますが、家庭の事情や家族に関連した理由と考えて良いでしょう。例えば、遠くに実家があり離れて住んでいる両親が訪ねてやって来るためであったり、共働き家庭であれば、三者面談や卒業式など子供の学校行事への参加は必須となっている場合などが理由として挙げられます。

親孝行の場合は、よほど理解の無い上司でない限り休ませてくれることの方が多くなりますが、子供の行事関連の場合ですと、「家庭を顧みず働くことこそ男の勲章」といった前近代的な上司ですと、理解を得にくいことも考えられますので、注意が必要です。

家事都合

「家事」と言っても掃除や洗濯といった家事とは違い、有給休暇を取得するための理由の場合は、育児など家の事に当てたい日という解釈になります。共働きの家庭で子供の世話に手が掛かる場合に、配偶者がどうしても外せない仕事があるので、自分が代わりに有給休暇を取得して休むといった例が挙げられます。

その他に介護などの例も挙げられますが、家事都合は前述の家庭の事情と重複する部分も多いので、厳密に使い分ける必要もないでしょう。また、この理由の場合も、理解を得にくいタイプの上司がいますので、注意が必要です。

葬儀・通夜

お葬式や通夜、あるいは告別式などは突然起こることがほとんどなので、突然でも有給休暇を取得して参列すると言うことが考えられます。また会社に規程がある場合は、忌引きなどの特別休暇という形で休むことができることもありますので、就業規則などの確認をしましょう。

また、自分の家族や親しい親族、あるいは遠方に住んでいる身内などの場合は、数日間の休暇が必要な事も考えられますので、有給休暇の残日数なども併せて確認しましょう。

法事

法事は家族や親戚一同が会して営むものであり、誰もが経験あるものですので、理解を得られやすい理由のひとつでもあります。参列予定者者全員が参加しやすいように土日に設定する場合もありますが、四十九日や一周忌、あるいは三周忌などのように日程の決まっている場合もあります。

親戚や親友の結婚式

冠婚葬祭で休む場合、会社によっては慶弔規程などにより特別休暇が定められていることもありますが、大抵、使用できる親族の範囲などが限られています。

特に付き合いは深いものの、慶弔規程が使えない時などは、結婚式を理由とすれば、お祝い事でもあるため、会社側からもあまりうるさく言われずに有給休暇を取得できるでしょう。

運転免許の更新

土日に更新ができる運転免許証センターも存在しますが、場所が限られており、事故歴や違反歴がある場合は講習への参加など、平日に運転免許センターへ行かなくてはいけないこともあり得ます。

特に、仕事上営業車などの運転をする必要がある立場にいる人にとっては、仕事に繋がる重要な手続きでもあります。

また、会社によっては採用時に「要普通免許」とうたっていることもありますので、その条件で採用した社員が、運転免許証を更新するために有給休暇を取得したいと言って来たら、断ることのできない理由でもあります。

パスポートの取得や更新

プライベートで海外に行くためではなく、仕事上で海外への出張が多い場合などは、仕事上必要かつ仕方のないことなので、会社側としても有給休暇の取得を認めざるを得ない理由となります。

また、プライベート上であっても、海外に住んでいる家族へ会いに行くための行き来に必要と言った場合は、家庭の事情との合わせ技的な理由として使えます。

資格試験

特に会社が取得を奨励している資格試験ならば、試験当日は当然ながら、資格取得のための必要な勉強時間や研修会への参加を理由にあげても問題はないでしょう。

ただし、会社が特に奨励していない、あくまでも個人の自己啓発のための資格試験の場合は難しいことも考えられますので、「既に受験料を支払った」「受験のために1年間準備してきた」などといった理由も用意しておきましょう。

住宅の購入

住宅やマンションなどの購入というと、休日に展示場を見て契約するイメージもありますが、住宅ローンの申請や、印鑑証明や住民票の収録など役所への手続きが伴う場合は、平日に休む必要が出て来ます。

この場合も、一生に一度の大きな買い物をすることが、「これからまだまだ頑張って働くんだな」という印象を与え、理解も得られやすいでしょう。

ただし単純にローンの相談だけですと、土日の相談できる窓口の紹介を受けたりすることも考えられますので、利用する金融機関のサービス内容などを、あらかじめチェックしておきましょう。

マンションの設備点検など

マンションなどの集合住宅で、ガスや電気の設備点検をするので立ち会って欲しいと言われる場合、日時を指定しようにも平日の日中しか選べないこともありますので、理由としても認められやすいでしょう。

その他にも、町内会活動の当番などに当たった場合、仕事を理由に休んで近所の人達との人間関係が上手く行かなくなってしまう恐れがある場合などは、町内会活動を理由にすることも可能となります。特に地方都市などでは、町内会活動への参加が重要な案件となることもよくあります。

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退職する時の有給理由

退職する時に有給休暇を取得する時は、会社側もある程度消化を認めてくれることも多いため、「退職による有給休暇の消化」といった理由でも問題ないでしょう。会社による有給休暇の時季変更権は退職日を超えて使用できないので、在職時に比べて有給休暇は比較的消化しやすくなります。

ただし退職の場合、引継ぎを理由に有給休暇の消化を妨げられることも考えられますので、退職日から遡って最終出社日を決めた上で、計画的な引継ぎを行うようにしましょう。

産休前の有給休暇理由

産休前の有給休暇理由には、「定期健診のため」あるいは症状によっては、「悪阻がひどいため」とか「切迫早産の恐れがあるため」など、主に医療上の理由が挙げられます。特に切迫早産の恐れなどがある場合は、担当医に相談の上、診断書を添付する形で有給休暇を申請すると良いでしょう。

有給理由は嘘でもいいのか

有給休暇を取得するために、正当と思われるような嘘の理由を書いて休んだ場合であっても、労働基準法上では特に問題はありません。冒頭でも解説しましたように、有給休暇の取得にあたって理由が必要であるという決まりは無いためです。

ただし、就業規則など会社内での決まりで「理由を添えて」とありますので、嘘が発覚した時は、周りからのその人に対する評価が下がったり、査定に響いたりすることは考えられます。信義則に反する行動はしない方が無難でしょう。

労働基準法による有給休暇の規定

有給休暇は、正式には「年次有給休暇」と言われている労働者側の権利であり、労働基準法第39条で定められています。

有給休暇の貰える日数や条件は法律できちんと決められており、各企業が有給休暇の規定を定める場合は、この法律の条件を下回ってはならず、法律と同じ条件もしくはそれ以上に定めなくてはいけないとされています。

取得できる条件

労働者側が有給休暇が取得できるためにも条件があり、少なくとも雇用されてから6ヶ月以上経過していることが条件とされています。また、単に雇用されてから6ヶ月経過していれば良いだけではなく、その期間出勤しなくてはならない全労働日のうち8割以上出勤していなくてはなりません。

以降継続して勤務した場合、勤続1年毎に1日増え、入社後半年で10日の有給休暇を取得した後、勤続1年半で11日、同じく2年半で12日といった具合になります。ただし、上限は20日までという法律上の規定もあるため、勤続6年半で20日取得してからは、何年勤めようが20日以上取得することはできません、

有効期限

取得せずにそのままためて置いた有給休暇はいつまでも残っている訳ではありません。有給休暇を労働者が指定し取得できる期限は2年となっています。例えば、入社半年で取得した10日は1年半後に取得した11日と併せて消化し続けることは可能ですが、2年半後に12日取得する時には、入社半年で取得した10日は消滅する形となります。

申請理由によって有給休暇は拒否できるのか

申請理由のいかんを問わず、有給休暇取得の申請を拒否した場合は違法となりますまた、有給休暇を取得したことで、査定に影響させたり賞与においてマイナス要素を組み込むなど、労働者側が不利となる扱いをした場合も、労働基準法第136条に反することとなります。

したがって、申請理由により有給休暇の取得を拒否することもまた、労働基準法に反することとなり、申請理由により有給休暇を取得した労働者を不利に扱うこともまた違法となることが考えられます。

しかし、嘘の理由で有給休暇を取得していいと言うことではありませんので、そのあたりは社会人の常識として心掛けるようにしましょう。

正当な理由で取得を拒否された場合

有給休暇の取得は、法律を鑑みた上で就業規則でも取り決められていることでもあります。稀な例ですが、正当な理由で有給休暇の取得を申請し拒否された場合はいくつかの段取りを取って有給取得へこぎ付けるか、拒否の姿勢が変わらない場合は然るべき機関への相談も視野に入れるようにしましょう。

別の日に取得可能かを打診する

会社側には有給休暇の取得を拒否できないものの、業務の繁閑などを理由に申請された日を変更できる権利はあります。申請した日が業務上忙しい日であると言われた場合は、別の日に有給休暇の取得ができないかを打診してみましょう。

労働組合への相談

自社に労働組合がある場合は自社の、自社にない場合は地域の労働組合へ相談することも有効な手段となります。「正当な理由があるにも関わらず、有給休暇の申請を拒否された」という問題に対し、対抗してくれる可能性が考えられますので、労働組合への相談を検討することも頭に入れておきましょう。

労働基準監督署への相談

労働基準監督署への相談は、最も有効な手段ではありますが、相談する前には有給休暇取得を巡る経緯について十分な検証が必要となります。有給休暇取得の申請にあたって、就業規則に沿った申請を行ったのか、またその理由は正当なものかということはもちろん、申請した日が忙しい時期ではなかったかなどの検証をきちんと行いましょう。

それでも取り合ってもらえなかったり、あるいは何度申請しても拒否された場合などは、労働基準監督署に早めに相談するようにしましょう。専門家に相談を持ち掛けることで、自分ひとりで悩み続けるよりも、心理的な違いも出てきます。

有給休暇の理由は嘘のないように

法律上で有給休暇取得にあたっての消化理由は必要ないとされていますが、多くの会社において、有給休暇取得の際には理由を必要としてくるのか現状です。

有給という特性上、理由なく簡単に休まれると社内コンプライアンスにおいて問題も出て来るため、仕方のない措置となります。社内コンプライアンスが関わって来る以上、有給休暇を申請する場合の理由は嘘のないことが望まれます。

会社内で取り決められたルールに則って、周りに迷惑を掛けないように有給休暇の申請・消化を心掛けるようにしましょう。

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